組織図とは？会社で組織図を作成する意味や作り方を解説

組織図は、企業などの組織の構造を一目で把握できるようにした図を指します。

組織図があれば分業体制の役割分担や指揮命令系統を把握しやすいため、業務においても組織戦略の策定においても便利です。経営者や人事担当者は、分かりやすい組織図を用意しておくことが欠かせません。

本記事では、組織図の概要や作成するメリットを説明し、組織図の主な種類や作り方を紹介します。

組織図とは？

組織図とは、企業などの団体機関の組織構造を、一目で把握できるようにした図です。部門名や機関名などを並べて機構の構造を示す「機構図」、指揮命令系統を示す「指揮・命令系統図」などが一般的で、部署名に加えて職務内容を記す組織図もあります。

組織図は、分業体制における役割を示すものと、指揮命令系統を示すものの2種類です。

前者の役割を示す組織図は、部門の名称だけでなくその部門の役割や職務、責任、権限なども記載することがあります。

後者の指揮命令系統を表す組織図は、職位や機関などが階層的に並べられ、相互の関係が把握しやすいように記載されています。

組織図を作る意味・メリット

組織図にはどのような利点があるのでしょうか。ここでは3つのメリットを紹介します。

組織構造の見える化

企業が組織図を作成する大きなメリットは、組織構造を視覚的に把握できるようになる点です。

組織を正確に把握することは、その企業で働くあらゆる人物にとって重要です。経営者にとっては、自社の部門とその役割、それぞれの具体的な機能や人数、部門間の関係などを把握しなければ経営はままなりません。

社員にとっても、企業全体の組織関係が分からなければ、部門間が連携できずに業務が非効率になるリスクもあります。新人にとっては、企業の中での自分の立ち位置や企業全体の仕組みを理解しなければ、キャリアプランの策定に支障が出るでしょう。

このように組織構造を理解することは大切ですが、実際には組織が大きくなればなるほど部署や職位が増えてしまい、全体の構造を把握することは簡単ではありません。組織図があれば、誰もが部門の役割や関係などを整理しやすくなるのです。

指揮命令系統の明確化

指揮系統や命令系統を明確化できる点も組織図のメリットです。

組織活動においては、権限の階層が明確でなければ、責任の所在の曖昧さを招き、混乱につながってしまうリスクがあります。

例えば、事業部レベルで重要な決断をするために上層部の判断を仰ぎたい場合、組織階層が不明確であれば誰に決裁を取れば良いのか分からず、業務に支障が出かねません。

また、上層部がトップダウンで全社に周知をしたい場合も、階層が不明確であれば連絡の遅れや伝達漏れといったトラブルにつながる可能性があるでしょう。

組織図では、企業の部門や部署を余すところなく記載し、どの部署や職位が誰と繋がっているのかを明示します。そのため、指揮命令におけるトラブルを解消し、効率化に役立つのです。

組織戦略への活用

組織図は組織戦略においても役立ちます。

組織戦略を検討する際は、現在の事業構造や部門ごとの役割といった体制を漏れなく把握することが重要です。

組織に完璧はなく、企業によっては人員の配置方法が実態に即していない、複数の部門の役割が重複している、決裁プロセスが不透明だといった問題を抱えていることがあります。こういった問題を特定するためには、体制全体を俯瞰しながら組織の現状を分析する必要があるのです。

組織図があれば、視覚的に組織を理解できるのでより深い分析がしやすくなり、企業が抱える問題点に気が付くことができます。その結果、決裁プロセスを透明化したり、組織の無駄を解消したりする効果的な施策を生み出しやすいのです。

組織図の種類

企業組織にもさまざまな種類があるように、組織図の種類も1つではありません。ここでは三種類の組織図を紹介し、それぞれのメリットとデメリットを紹介します。

事業部制組織

1つ目は、複数の事業部門が記載された組織図です。

事業部制組織とは、複数の事業を抱えて事業ごとに部門を分けている組織で、例えば白物家電事業部と黒物家電事業部を持つ企業が該当します。事業部制の組織図では、経営部門などを頂点としてその下に事業部門が同列に並んでいる形が一般的です。

事業部制の組織図のメリットとしては、複数の事業を抱える企業において、全体を俯瞰して事業ごとの相乗効果や無駄などを把握しやすい点が挙げられます。

一方、事業部が複数あるため、間接部門と、各々の事業部との関連性を表現しづらい点がデメリットです。

機能別組織

2つ目は、部門ごとの機能や役割を示す組織図です。

機能別組織とは、営業、企画、総務といった特定の機能を持つ部門・部署によって構成される組織を指します。

事業部制組織は複数の事業部によって構成されるのに対して、機能別組織は主に単一の事業部門と間接部門などの機能によって構成される点が違いです。

機能別組織の組織図では、営業、製造、流通といった事業部機能や、経営企画、経理、人事といった間接機能などを網羅することで、それぞれの部門の役割や関係をシンプルに可視化できるというメリットがあります。

一方、組織ごとに分業化が確立しているように見えるため、新しい組織戦略の発見が難しい点がデメリットです。

マトリックス組織

3つ目は、マトリックス組織の組織図です。

マトリックス組織とは、事業部制組織と機能別組織を混ぜたような体制で、複数の事業部を抱え、さらに各事業部を機能ごとに細分する組織を指します。

マトリックス組織の組織図は、大きな組織であっても全体を漏れなく網羅できるという点がメリットです。

一方、組織の数が多い場合は、組織ごとの関連性や指揮命令系統が複雑に見えるというデメリットがあります。

組織図の作り方

組織図には、基本となる作り方があります。大切なのは、部門・部署の把握と関連性の理解、そして組織図作成という3つのステップと、補足事項の追加です。ここでは順番に解説します。

組織と役割を把握する

まずは自社内のあらゆる部署を正確に把握しましょう。

ほとんどの企業では、事業系組織として営業部門や製造部門などの機能的組織があり、その内部は各課、係、担当という構造になっています。

また、事業系組織とは別に管理系組織として総務部門や経理部門、人事部門などがあり、間接的に事業活動を支えているのが一般的です。

部課以外にも、社長室や調査室といったセクターもありますが、こういった組織も漏れなく洗い出していきます。さらに、それぞれの部署の役割や機能も再確認しましょう。

組織の関連性を整理する

次に、洗い出した組織どうしの関連性を整理します。多くの場合、組織図の頂点に社長や役員会などの経営層があり、その下に事業部門や間接部門の組織が並ぶという構造が一般的です。

ただし、企業によって組織の構造は全く異なります。自社の組織がどのように機能しているのかを分析して、実態に沿って関連性を検討していきましょう。

なお、組織図の目的には部署を網羅的に把握することの他に、指揮命令系統を明確化する狙いもあります。特に指揮命令系統を整理したい場合は、現行の指揮命令や決裁プロセスを参考にすることも効果的です。

組織図に落とし込む

組織の洗い出しとそれぞれの関連が整理できたら、組織図の形に落とし込んでいきましょう。組織図は、部署ごとの関連性や、指揮命令体制をもとに作成していきます。

また、組織図を作成する際は、先述した3つのパターンのいずれかを原型とすることも有効です。

基本的には、事業部が1つの企業の場合は機能別組織の組織図、複数の場合は事業部制組織の組織図、マトリックス構造の場合はマトリックス型の組織図が適しています。

必要事項を加える

これまでの3つの手順で組織図は完成させられますが、必要に応じて追加事項を記しましょう。

例えば、部署の責任者ポストとその担当者名を記載しておくと部署間が連携する際に便利です。あるいは、部署には当てはまらないものの、組織図に記載しておくべき重要な職位がある場合は、これも記載しておきましょう。

他には、部署の人数や具体的な役割といった情報も加えておくと組織戦略を検討する際にスムーズです。

人事評価システムの機能を使えば組織図を簡単に作成可能

組織図は、分業体制における役割分担や指揮命令系統などを明確化する図で、日常業務や人事・管理業務、組織戦略の策定を行う際には欠かせません。

組織図を作成する際は、部署同士の関連性を整理した上で図に落とし込む必要がありますが、人事評価システムを用いるとあらかじめ部署や役割などを整理しておくことができるため、組織図もスムーズに作成できます。

「あしたのクラウド」は、人事評価制度を自社運用するためのクラウド型サービスで、組織図を作成する際も便利です。人事評価システムのご活用に興味がある場合は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。