在宅勤務のメリットとデメリットとは？コロナ対策として注目される新たな働き方

多様な働き方を実現させる方法として、社会に広く浸透しつつある在宅勤務。在宅勤務は、政府が推進する働き方改革の一環として以前から注目を集めていましたが、新型コロナウイルスの感染拡大を機に、多くの企業が導入するようになりました。

また、今から在宅勤務を導入しようと検討している企業も多いでしょう。そこで、この記事では在宅勤務のメリットやデメリット、導入時のポイントについて詳しく解説します。

コロナ対策で注目される在宅勤務

在宅勤務とは、その名称が示している通り自宅にいながら仕事をすることです。

在宅勤務とよく一緒に使われる言葉として、「テレワーク」があります。テレワークとは、インターネットなどの情報通信技術を活用して、時間や場所にとらわれずに柔軟に働く働き方のことです。

テレワークには、移動中やカフェなどで仕事をするモバイルワーク・在宅勤務・サテライトオフィス勤務などがあります。つまり、テレワークという大きな枠の中に、働き方の一つとして在宅勤務があるというイメージです。

在宅勤務が注目されるようになった背景には、昨今の深刻な人材不足があります。

自宅で仕事ができれば、育児や介護など家庭の事情で家から出られない人も自宅から働けます。ワークライフバランスが充実することで、募集を出した時に望ましい人材も集まりやすくなるでしょう。

在宅勤務の導入に拍車をかけたのは、2020年に起きた新型コロナウイルスの感染拡大です。自宅での勤務を可能にすれば、通勤での人混みを回避できるとともに、オフィスにおける「3密」も避けられます。

政府により緊急事態宣言が発令され、テレワークが呼びかけられたことを受けて、多くの企業が在宅勤務を実施しました。

在宅勤務のメリット

通勤が不要な在宅勤務には、企業側・社員側ともに多くのメリットがあります。では、具体的なメリットを5つに分けて一つずつ見てみましょう。

優秀な人材を確保しやすい

柔軟な働き方の象徴とも言える在宅勤務を導入すれば、それに魅力を感じて人材が集まりやすくなります。

さまざまな事情により通勤が難しくなった社員が出たとしても、自宅で働ける環境が整っていれば、経験のある社員が離職してしまうのを防げます。

求人募集を出す際も、勤務地の制限がなければ、長時間家を空けるのが難しい人や地方在住の人材などを雇用することも可能です。

コストを削減できる

在宅勤務を導入すれば、通勤にかかるコストを削減できます。在宅勤務により増えがちな電気代などのために手当を出す場合でも、通勤費よりも安く抑えられる場合が多いでしょう。

別の面は、オフィス維持にかかるコストを削減できることです。すべての社員がオフィスで働くとなると広いスペースが必要なうえ、水道光熱費や設備代などが高くつきます。

在宅勤務によりオフィスで働く人員が減れば、その分賃料や水道光熱費などの経費を削減できます。

業務を効率化して生産性を向上できる

基本的に一人で作業を進める在宅勤務では、各自自分の作業に没頭できます。オフィスにいると来客や緊急ミーティング、打ち合わせなどの予定が突然入り、思うように業務を進められないことも少なくありません。

一方、在宅勤務ではこうした理由による作業の中断が少なくなり、結果として生産性も向上します。

災害時も事業を継続しやすい

在宅勤務は、災害やテロなどの非常事態にも強い勤務形態です。一つのオフィスに全社員が集まっていれば、オフィスが被害を受けた時には事業の継続が難しくなります。

一方、出社の必要がない在宅勤務では、ある社員が災害の影響を受けても、被害が及んでいない別の社員によりカバーすることが可能です。

感染症が流行して外出自粛の要請を受けても、自宅で作業できる環境が整っていれば、外に出ることなく各社員が自分の業務を遂行できます。在宅勤務により社員の作業場所に幅を持たせることで、リスクを分散できるのです。

ワークライフバランスが充実する

在宅勤務により通勤時間がなくなれば、オフィスに通う場合と比べて自分の時間をより多く確保できます。浮いた時間で家族と一緒に時間を過ごしたり、趣味を楽しんだりすれば、日常生活は充実したものになるでしょう。

また、通勤の必要がなければ満員電車に乗る必要もなく、社員のストレスが軽減されて気持ちにゆとりが生まれます。それにより、前向きに業務に取り組む社員が増えるという良い循環も期待できます。

在宅勤務のデメリット

在宅勤務を歓迎する人は多いものの、自宅で働くことにはデメリットもあります。

セキュリティリスクが高まる

社外での勤務が可能になれば、オフィスの執務スペースでのみ作業する場合と比べてセキュリティリスクは高まります。

在宅勤務では、情報ネットワークのセキュリティを強化して、情報漏えいやサイバー攻撃などを未然に防ぐ努力がより一層求められます。

コミュニケーションが取りづらくなる

じかに合って話すのではなく、インターネットを介したやり取りがメインになるため、コミュニケーション不足に陥ることも懸念されています。

大事な内容は電話やメール、チャットツールなどで伝達できるとしても、対面と同じような気軽なやり取りは難しくなります。

複数の人が関係するプロジェクトなどチームワークが重視される仕事では、コミュニケーション不足により作業の進捗に影響が出ることもあるかもしれません。

社員の勤怠管理が難しい

上司が部下の働きぶりを直接観察できない在宅勤務では、勤怠管理が難しいこともデメリットに挙げられます。

勤務開始時間や終了時間が各社員に委ねられている場合、きちんとルールを決めていなければ、労働時間を把握するのも容易ではありません。その結果、成果のみで評価することが多くなり、プロセスや頑張りなどを評価することは難しくなります。

導入にあたりコストがかかる

在宅勤務により通勤費などの経費は削減できるものの、導入コストはかかります。在宅勤務を可能にするためのシステムやツールの利用には費用がかかるため、在宅勤務の導入をためらう企業もあるかもしれません。

とはいえ、長い目で見れば、多くの場合導入コストよりも経費削減効果の方が大きくなります。

コスト面でのメリットとデメリットを比較する際は、在宅勤務は一時的な措置に過ぎないのか、それとも今後ずっと継続するのかを念頭に置いて検討すると良いでしょう。

オン・オフの切り替えがしにくい

快適な自宅での作業は、プライベートと仕事の切り替えが難しいというデメリットもあります。通勤することなくパソコンのスイッチを入れれば勤務を開始できるという気軽さゆえに、オンとオフの境界があいまいになってしまうのです。

例えば、ある社員は仕事に集中できず、勤務中にだらけてしまうかもしれません。別の社員は、いつでも作業できる環境ゆえに、オフィスで作業していた時よりも長時間働いて疲れ切ってしまうということもあります。

在宅勤務導入のポイント

在宅勤務のデメリットをカバーし、自宅で快適に業務を行えるようにするために、いくつか気をつけたいポイントがあります。

労務管理方法を見直す

在宅で働く社員の労働実態を管理するために、労務管理方法を見直す必要があります。

勤怠管理ツールを導入するなどして、出勤や退勤、残業、休日などをきちんと把握できるようにしましょう。労務管理がきちんとできていれば、各社員へのフィードバックや人事評価もしやすくなります。

セキュリティ対策を万全にする

リモートワークの情報漏えいリスク問題を回避するために、セキュリティ対策を取ることも大切です。仮想デスクトップやセキュリティ対策ソフトを導入するなどして、十分なセキュリティ対策を講じましょう。

同時に、研修を実施するなどして社員を教育し、セキュリティ意識を高めておくことも大切です。セキュリティガイドラインを策定し、不審なメールを受信した時の対処法や望ましい作業環境などを周知徹底しておく必要があります。

コミュニケーションツールを活用する

ビジネスチャットツールやweb会議システムなどを活用して、離れていても円滑なコミュニケーションが取れるようにしましょう。

プロジェクトの進捗業況など業務に関することだけでなく、それ以外のことも気軽に連絡できるような体制を整えておけば、チームワークを保つとともに業務の効率化も目指せます。

社員の執務環境に関するルールを決める

社員のプライバシーに配慮しつつも、自宅の執務環境に関して一定のルールを設けておきましょう。ワーキングスペースの理想的な広さや、各自準備する必要があるものなどを周知しておけば、それぞれが快適な作業環境を作りやすくなります。

必要に応じて、在宅勤務用にパソコンや机、椅子などを社員に支給する会社もあります。

まとめ

ワークライフバランスを充実させやすい在宅勤務は、多くの人にとって魅力的な勤務形態です。この記事で取り上げた導入のポイントを参考にしながら、在宅勤務のデメリットをカバーして多様な働き方を実現させましょう。

労務管理方法を見直すにあたって人事評価制度の見直しが必要なら、「あしたのチーム」のサポートがおすすめです。

このサービスでは、在宅勤務導入の課題を解決するとともに、業績向上を実現させる人事評価制度の構築・運用が可能です。便利なサポートを利用して、従業員満足度や生産性の向上につなげましょう。