ファシリテーターとは？役割、スキル、上手くいくコツを紹介

会議や様々な活動において、重要な役割を果たしているファシリテーター。その存在の有無は、円滑な進行、議論の質などにも影響を与えます。

ただ、「ファシリテーター＝司会者」と認識している人も多いのではないでしょうか。そこでこの記事ではファシリテーターとは何なのか、役割や必要なスキル、ファシリテーションを成功させるコツなどについて解説していきます。

ファシリテーターを育てたい、ファシリテーターを務めたいという人は、ぜひ参考にしてください。

ファシリテーターとは

様々な活動を円滑に進行し、より良い結果が得られるよう、参加者による課題解決を促進する働きをファシリテーション(facilitation)といいます。そして、それを行う人がファシリテーター(facilitator)です。

つまり、会議におけるファシリテーターは「会議を円滑に進め、結論へ導く役割を担っている人」のことです。会を進行する司会やモデレーターと混同されがちですが、ファシリテーターは次のようなことを行ないます。

・会議の段取り、進行、時間管理など
・意見交換の促進、対立意見の調整、相互理解の促進、合意形成など

司会のみでは「参加者の発言が活発にならない」「時間内に会議実施の目的を達成できない」といったケースもあり、より良い結果に導くためにファシリテーターの役割は重要になっています。

ネゴシエーターとの違い

ネゴシエーターもファシリテーターと混同しがちな言葉の一つです。ネゴシエーターとは、異なる立場や意見を持った人々の間に入り交渉を行い、自らの知識やスキルを持って合意形成を目指す人を指します。

話を円滑に進め結論に導くといった点ではファシリテーターと共通していますが、異なるのは対立している人同士の間に入り、交渉スキルを活用して課題解決に導く点です。ファシリテーターは、必ずしも対立している人同士を説得する役割ではないのがネゴシエーターとの大きな違いといえます。

ファシリテーターが必要な場面

次のような場面ではファシリテーターを立てることで、より良い結果を得やすくなります。

定例会議

定例会議では、情報共有や課題解決に向けた議論、タスク優先度の調整などを適宜行います。ファシリテーターがいることで、情報に対して全員が同じ認識を持てたり、議論が円滑に行えたり、参加者が次にすべきアクションを理解できたりと、会議の質の向上につながります。

社内研修

社員研修は何かしらの知識や技術を参加者に伝えることが目的になります。ファシリテーターがいれば、不明点を質問しやすい雰囲気作りだけでなく、参加者が理解しているか見極めながらの進行、スケジュールに則った進行などが可能になります。

オフサイトミーティング

オフサイトミーティングは気楽にコミュニケーションを交わすことで、参加者同士の関係性を深めたり、課題解決法を考えたりするのが特徴です。ファシリテーターによる話しやすい環境作りや、リラックスしながらも会議を適切に進める時間管理などが重要になります。

ブレインストーミング

ブレインストーミングは、自由にアイディアを出し合うことで、今までにない課題解決法を探るのが特徴です。アイディアの質よりも量が重視されることから、参加が気兼ねなく発言できる雰囲気が欠かせず、ファシリテーターの役割も大きくなっています。

ファシリテーターの果たす5つの役割

会議のファシリテーターにはどのような役割が求められるのか、ここでは主な5つを紹介します。

会議の目的・ゴールを明確にする

会議を行う目的やゴールを明確にし、スムーズに進行していくのがファシリテーターの大きな役割です。通常、会議には目的やゴールがあり、それに沿って進められます。

しかし、意見の対立や目的を把握していない参加者の発言などによって思わぬ方向へ向かってしまうケースも少なくありません。ファシリテーターは話が逸れそうになった際に、上手く軌道修正を行い本道に戻します。

話しやすい場を提供する

重要な役割の1つは、中立の立場を貫きながら参加者が話しやすい雰囲気を作ることです。特に役職者などが参加する会議では、参加者が発言を躊躇ってしまうケースもあります。そのため、ファシリテーターには、参加者に意見を促したり、相違する意見を歓迎する姿勢を示したりと、話しやすい環境作りが求められます。

情報を整理する

参加者の発言やアイディアを整理するのもファシリテーターの役割です。会議中に出た情報をホワイトボードに書き込んで可視化したり、各情報をグループ化して分析したりします。また、論点にズレが生じた際の軌道修正や、参加者が共通の解釈をしているかの確認なども、情報を整理する中で適宜行います。

結論に導く

整理した情報をもとに会議を振り返り、制限時間内に結論へと導きます。その際には、全員が結論を理解しているのか、きちんと納得しているのかも確認します。また、結論まで導いたら、参加者に今後のアクションを認識させるのもファシリテーターです。

会議の時間を管理する

ファシリテーターは会議時間を管理し、制限時間のなかで最大限の効果を生み出す役割を受け持ちます。会議が白熱したり意見が出なかったりする場合、制限時間内に結論を出せないケースが少なくありません。ファシリテーターは盛り上がりをつくりつつも適切に話をまとめ、制限時間内に会議をゴールに導く必要があります。

ファシリテーターを設定する際の注意点

会議の円滑な運営に高い効果を発揮するファシリテーターですが、誰もが簡単にその役割を担えるわけではありません。ここでは、ファシリテーターを設定する際に注意すべき点を解説します。

ファシリテーターの能力が会議の質を左右する

会議が円滑に進むかどうかは、ファシリテーターの能力に大きく左右されます。本来は参加者を適切にサポートするのがファシリテーターの役割ですが、導入直後は参加者側もファシリテーターをサポートし、育てていく意識を持つことも重要です。

ファシリテーターの負担が大きい

会議にファシリテーターがいる場合、参加者は円滑な進行を依存してしまう可能性があり、ファシリテーターにかかる負担は相当なものになります。少人数のミーティング程度であれば問題ありませんが、大規模な会議の場合は、メインに加えサブ的な役割を持つファシリテーターも用意しましょう。

ファシリテーターは中立であることを徹底する

ファシリテーターは常に中立の立場に立ち、ゴールに導いていくことを意識しなければなりません。特に参加者の意見が対立した場合、どちらかの意見に賛同してしまうともう一方は自分の意見を否定されたと感じてしまいます。そうなれば活発な意見交換もできなくなり、ファシリテーターの存在意義もなくなってしまうでしょう。

常に中立であることを意識し双方の意見をうまくまとめ、合意形成につなげることがファシリテーターに求められる重要な要件です。

ファシリテーターに必要な４つのスキル

参加者に気を配りながら、情報整理や時間管理を行うファシリテーターには、幅広いスキルが必要です。ここでは、その中でも重要となる4つのスキルについて紹介していきます。

傾聴能力

参加者が話しやすい雰囲気を作るには、傾聴能力が不可欠です。ただ聞くのではなく、次のような”聴く能力”が求められます。

・発言を最後まで聞く
・相手の方に体を向け、目を合わせる
・声のトーンや表情などを合わせる
・頷いたり相槌を打ったりする
・発言の背景にあるものまで理解しようとする
・発言を言い換えて要約し、話に耳を傾けていることを示す

「あなたの話を聞いていますよ」と姿勢や反応で示すことで、発言者は安心感を覚えます。そしてそれを見た他の参加者も、安心して発言しやすくなります。話しやすさの好循環を作るためには、上記を自然に行える能力が必要です。

観察力

参加者の関係性、進行中の変化を見る観察力も必要です。様子を観察することで、場の雰囲気の調整、結論へのサポートがしやすくなります。

例えば、次のようなポイントを意識するだけでも、「役職者がいて話しにくいのかもしれない」「対立意見に少し感情的になりかけている」など、得られる情報があります。

・視線や姿勢
・声のトーンや表情の明るさ
・発言のリズムやテンポ
・使用する言葉や言い回し

ファシリテーターに観察力がなければ、積極的な発言を得られなかったり、参加者が対立してしまったりする可能性もゼロではありません。参加者の会話や、ちょっとした反応を見逃さないスキルが求められます。

質問する力

発言の意図を汲み取るためにも、議題に沿った結論へ導くためにも、質問する力が欠かせません。例えば次のような、内容を掘り下げたり、認識を擦り合わせたりする質問を、上手く使い分ける必要があります。

・それはどうしてでしょうか？
・こういった可能性はありそうですか？
・どんなことが例に挙げられますか？
・それはこういうことですか？

また、答え方が決まっていないオープンクエスチョン、答えがYESかNOに絞られているクローズドクエスチョンを意識的に行えれば、より会議を進行しやすくなります。

整理する力

参加者のアイディアや、会議で出た情報を整理する力も必要です。適切に整理できなければ、折角のアイディアが無駄になってしまったり、結論へのミスリードにつながってしまったりします。そのため、次のような点を踏まえた情報整理が重要です。

・箇条書きや図解などで可視化する
・アイディアや意見は漠然とした言葉でまとめずに明確にする
・議論の全体像を掴み、各アイディアの関係性をつなげる
・視点をズラして、多角的に考える

ファシリテーターが上手くいく3つのコツ

ファシリテーターが会議を上手く進めるためのコツを、ここでは3つ紹介します。すぐに取り入れられるものばかりなので、ぜひ積極的に試してください。

空間を工夫する

机と椅子の配置は、意識や発言のしやすさに変化をもたらします。そのため、同じ部屋で会議をする場合であっても、配置には気を配りましょう。

例えば会議でよく見掛ける「ロの字に机を配置するスタイル」では、上座が明確、対辺の参加者がやや対立しやすいといった傾向がありします。しかし、「多角形を描くように机を配置するスタイル」では、平等な印象が拡がり、全体的に発言もしやすくなります。

その他にも、照明やBGM、ホワイトボードの位置を変えるだけでも参加者の意識は変わってきます。小さな配慮や工夫が、会議を有意義にするコツだと覚えておきましょう。

グループサイズを小さくする

会議の目的や状況に合わせて、グループを小さくするのもコツです。なぜなら、グループの人数が多くなるほど、積極的に発言する人とそうでない人との差が大きくなってしまうためです。

例えば、グループの人数を2人にすれば、必ず全員が発言するようになります。そして2人で話した内容を全体に共有してもらえば、全員分のアイディアを拾い上げられます。

グループが小さければアイディアの種類が少なくなったり、意見交換の幅が狭まったりする可能性もありますが、参加者の発言がなければ会議の進行が滞りかねません。状況に合わせて臨機応変にグループサイズを調整してみると良いでしょう。

板書をする

ホワイトボードなどへの板書も、ファシリテーションを上手く進めるには重要です。参加者の発言を残すことで、情報整理がしやすくなったり、結論へ導きやすくなったりします。

その他にも、板書されたそれぞれの意見に意識が向きやすくなり、「新しいアイディアの切り口に気付ける」「全員の意見が均等に扱われている印象を与えられる」といったメリットも得られます。

なお、参加者の発言はそのまま板書するのがポイントです。要約してしまうと、参加者の意図とズレが生じる可能性があるため注意しましょう。

また、板書する時間がどうしても惜しいという場合は、ブレインストーミングツール、マインドマップツール、エクセルやワードなどを活用すると良いでしょう。PCで入力し、その画面をプロジェクターで映し出せば、板書の代わりになります。

ファシリテーター能力を伸ばす研修や資格

ファシリテーターを導入し、円滑に会議を進めていくには、ファシリテーターの能力向上が欠かせません。ここでは、ファシリテーターとしての能力を延ばす研修や資格を紹介します。

社内ファシリテーター養成制度

社内ファシリテーター養成制度とは、フランクリン・コヴィー・ジャパン株式会社が提供する制度です。フランクリン・コヴィー規定のライセンス契約に基づき、資格取得によってファシリテーターを養成するための研修プログラムを自社で実施できます。

資格取得を目指すプログラムのセミナーに参加、もしくは対象プログラムの社内ファシリテーター養成コースに参加することでライセンス契約を締結できます。

ファシリテーション研修

ファシリテーションを学ぶための研修を受けるのもおすすめです。現在、いくつかの企業がファシリテーション研修を実施しているため、自社に合ったものを選択しましょう。より気軽に学ぶ方法として、オンラインで実施している研修もあります。

ファシリテーター資格認定講座

より本格的にファシリテーターの育成を検討しているのであれば、資格認定講座の受講もよいでしょう。ライフスタイル・ウーマンが提供する「キャリアトランプ®ファシリテーター資格認定講座」や日本プロカウンセリング協会が提供する「FIT（Facilitation Integrated Training）ファシリテーター資格認定講座」などがあります。

どちらも2日間で12時間の講座を受講することで資格認定され、ファシリテーターとしての能力向上が可能になります。

ファシリテーターがしておくべき準備

ファシリテーターとしての役割を全うするには、事前準備も欠かせません。ここでは会議前にやっておくべきことについて解説します。

会議のゴールを設定する

会議の目的を把握し、最終的なゴールを設定します。たとえば、自社商品の販売促進を検討する会議の場合、広告、SNS、メルマガなどを使って3つの新たな販促施策を立案するなど、具体的かつ定量的なゴール設定が必要です。

会議のアジェンダや検討内容を決めておく

会議のアジェンダや検討内容は事前に決めておき、参加者にも通達しておきます。ファシリテーターがどれだけ有能だとしても、参加者がだれもアジェンダや検討内容を把握していなければ円滑には進められません。

参加者全員が何をすべきかを共有していれば、話が逸れてしまうリスクも減り、議論も円滑に進めていけるようになるでしょう。

進行の障害になる部分を解消する

アジェンダや検討内容を事前に共有したとしても、必ずしも全員が納得して会議に臨むとは限りません。そのため、事前に会議の中心となる参加者には、内容について意見を確認しておくことも必要です。アジェンダや検討内容についてより詳しく説明し、認識に違いがないかどうかのすり合わせを徹底しておきましょう。

会議をシミュレーションし、シナリオを描く

会議を円滑に進めていくには、ゴール設定だけではなく、全体のシナリオを描いておくことも重要です。そうすることで不測の事態が起きたとしても、冷静に対応しやすくなります。会議の前に一通りの流れをシミュレーションし、段取りをまとめておきましょう。

ファシリテーター能力を伸ばして有意義な会議にしよう

会議の円滑な進行や質の向上には、参加者が発言しやすい雰囲気作り、アイディアの適切な整理や分析が重要です。それらの役割を果たすのがファシリテーターです。

ファシリテーターには、傾聴力、観察力、質問力、整理力といったスキルが欠かせません。既にファシリテーターを務めている人も、これから務める人も、各スキルを伸ばして、普段以上に会議を有意義なものにしましょう。