ボトルネックとは？ビジネスで生じる原因や解決方法を解説

業務がスムーズに進まない場合、必ずどこかに業務を遅らせてしまうポイント、つまずいてしまうポイントがあります。このポイントこそがボトルネックです。業務をスムーズに進めるためには、まずボトルネックを見つけ出し、解決方法を検討しなければなりません。

本記事では、ボトルネックが起きてしまう要因、解決方法についてお伝えします。人事担当者の方で、業務のスムーズな遂行にお悩みの際は、ぜひ参考にしてください。

ボトルネックとは？

一般的なボトルはボディからネックに行くに従って狭くなっています。これはグラスに飲み物を注ぐ際、一気に大量の液体が流れ出ないようにするための工夫です。

ただ、ビジネスの世界においてボトルネックとは、まったく別の意味で、業務が滞ってしまうポイント、スムーズに進まない要因となる部分といった意味で用いられます。

たとえば、全国の支店から毎日売上報告が送られてくるまではスムーズに進んでいるものの、集計業務が手作業のために業務スピードが落ちてしまう。製品開発において設計まではスムーズに進んでいるものの、承認業務で担当者がオフィス内にいないため、いつまでたっても承認されない。これらの場合、集計作業や承認業務がボトルネックであるといえます。

ビジネスで生じるボトルネックの原因と問題点

ビジネスで生じるボトルネックの原因と問題点には、いくつかのパターンがあります。ここでは特に人事領域で起こるボトルネックの主な原因と問題点について見ていきましょう。

人手不足

世界に類を見ない速度で少子高齢化が進む日本では、業種に関わらず多くの企業で人手不足が慢性化しつつあるのが現状です。たとえばこれまで3人で行ってきた業務を2人でやらなければならなくなれば、当然、業務スピードが落ち、ボトルネックになってしまうでしょう。

人事業務においては、人手不足の影響で以前よりも採用業務が困難になりつつあります。そのため、単純に作業量が増えるだけではありません。やるべき業務の種類も増えより複雑になっていることから、一人ひとりの業務量が適切であるかどうかをヒアリングし、人事業務に活かしていく必要があります。

業務の属人化

業務の属人化もボトルネックを生み出してしまう原因の一つです。業務の分業化が進んだ結果、担当者にしかわからない、できない業務が多くなり、担当者の能力に依存するようになってしまいます。そのため、担当者が休みの場合や異動、退職などによりいなくなると誰も対応できず業務が止まってしまうのです。

業務の属人化は、人材不足の影響が大きく、異動や退職の際にも引継ぎが十分に行えないことから、業務のブラックボックス化を生み出しボトルネックにつながります。人事においても、たとえば専門知識が必要なシステム・ツールの扱い、守秘義務を伴う業務などで属人化が起こりやすくなるため、長期的な視点での育成・人材配置の検討が必要でしょう。

アナログ業務が多い

人材不足解消の施策として、デジタルシフトを行っている企業が増えつつあります。逆にデジタルシフトが思ったように進まずアナログ業務が中心となっている企業では、人材不足の課題解消ができずにボトルネックが増える原因につながってしまうでしょう。

デジタルシフトは、人材不足を解消し、ボトルネックを失くすための重要な施策の一つです。人事業務においても、人材管理・評価制度を可視化するツールの導入を進めアナログ業務を少しでも削減していくことが、ボトルネックの解消実現につながります。

承認プロセスが多い

承認プロセスが多いとどうしても業務が滞りがちになります。特に何人もの承認を必要とする大企業では、この傾向が強くなります。

また、承認プロセスがボトルネックになる原因としては、デジタルシフトが進んでいないことも挙げられます。現在、クラウドサービスやシステムの活用で、オフィスにいない時でもデジタル文書を使った承認業務が可能です。しかし、デジタルシフトが進んでいないと、承認者がオフィスに戻るまで承認業務が止まってしまい、業務の遅れを生み出してしまいます。

デジタルシフトは一つの業務だけで進めるのではなく、業務フロー全体で進めていかないと結局はどこかで業務が滞ってしまい、ボトルネックを生み出してしまうのです。

ボトルネックの解消手法「TOC理論」の手順とは？

ボトルネックを一気に解消させるのは難しく、いくつかのステップを踏んで進めていかないとなりません。そこで段階を踏んでボトルネックを解消する手法として、TOC理論がよく活用されます。

TOCとは、「Theory Of Constraints」の略称で、イスラエルの物理学者であるエリヤフ・ゴールドラット博士が提唱した理論で、ボトルネックの解消により全体最適化を実現するというものです。

TOC理論を活用し、ボトルネックを解消するには5つのステップを踏んで進めていきます。具体的には次のとおりです。

1.  ボトルネックを発見する

ボトルネックを解消するための1つめのステップは、ボトルネックの発見です。まず、一連の業務フローのなかで、何が業務を滞らせているのか、その原因の特定から進めていきましょう。

ボトルネックを発見するには、業務フローを可視化させ、一つひとつの業務の工程を分析して滞りがちになっている箇所の特定を行います。

業務フローの可視化を行う際は、現場社員の声を聞くことも重要です。ただ、実際に業務に当たっている社員では気づきにくい場合もあるため、第三者の目でもしっかりと確認します。

2.  ボトルネック部分をフル活用する

ボトルネックを発見したら、次はそのボトルネック部分のフル活用です。ここで言及するフル活用とは、新たな設備やシステムの導入、人員の追加配置ではありません。現状の設備と人員が持つ能力を最大限に生かしてボトルネックが解消されるかどうかを試すという意味です。

ボトルネックといっても、場合によっては設備の機能を最大限に生かしていないことが原因の場合があります。また、社員が適切な業務をしていない場合も考えられるでしょう。

そうした場合、新たに設備やシステムの導入、人員の追加をしてもボトルネックの解消は困難です。まずは、現状で最大限の機能を発揮させる方法を検討します。

3.  ボトルネックに合わせて工程を再構築する

現状の最適化を行ってもボトルネックが解消されない場合、ボトルネックとなっている業務にすべての業務を合わせ、業務フロー自体の再構築を行いましょう。

たとえば、3つの工程で2つめの工程がボトルネックになっている場合、とりあえず1つめと3つめの工程の稼働を抑え、2つめの工程にできるだけの資源を集中させます。これにより、それぞれの工程で進行速度が均衡化され、余剰の削減が可能です。

4.  ボトルネックの改善に取り組む

業務全体の進行速度が均衡化されても、それでボトルネックが解消されたわけではありません。一つの工程だけで業務スピードが遅れていた状態が全体で少しずつ遅れるようになっただけです。そこで、4つめのステップは、コストや人材をかけたボトルネック解消策への取り組みを進めていきます。

3つめのステップで生まれた余剰分をボトルネックである工程に充て、高速化を目指しましょう。1つめと3つめの工程を行っていた人員を2つめの工程に配置する。新たに設備やシステムを導入するなどで処理能力を高めることで、業務全体の効率化、生産性向上が見込めます。

5.  再検討または新たなボトルネックの対応

ボトルネックは一つとは限りません。また、一つのボトルネックを解消したことで新たな業務でボトルネックが生まれる可能性もありえます。

そこで、一つのボトルネックを解消させたら効果検証を行い、まだ業務が滞っている場合は、改めて1つめのステップに戻り、ボトルネックの発見を実施しましょう。これを繰り返すことで、業務全体のボトルネック解消につながります。

人事のボトルネックを解消するヒント

TOC理論の概要を見たところで、改めて人事業務におけるボトルネックを解消するヒントを2つ紹介します。

採用活動プロセスの数値を可視化する

採用活動でのボトルネックを解消するヒントは、採用活動プロセスに係る数値の可視化です。応募数や各選考の通過率、選考日数、採用目標や実績などの数値を可視化させ、分析することでボトルネックになっている部分の発見がしやすくなります。

元々、目標に対する実績や実際の選考日数を数値化せず、曖昧にしていると何がボトルネックかがわからなくなるため、しっかりと数値化したうえで、分析することが重要です。

人材の特徴・スキルを可視化する

社員の特徴・スキルを可視化させ適切な人材配置を行い、属人化や人材不足などによるボトルネックの解消を目指します。

社員の特徴・スキルを可視化するには、ツールの活用がおすすめです。最適な評価、人材配置ができることがもちろん、人事の業務効率化にも効果を発揮します。

人事データを可視化してボトルネックを解消しよう

ボトルネックがあると業務がスムーズに進まなくなり、業務の非効率化や生産性低下にもつながってしまうため、迅速な対応による解消がかかせません。

弊社では、人事評価のクラウドシステム「あしたのクラウドHR」の提供を行っています。評価・査定・給与計算・分析などの業務工数削減を実現し、人事担当者の負担を大幅に軽減やボトルネック解消が可能です。

また、人事評価制度構築や人事評価制度運用などを理支援するサポート体制も充実していますので、人事業務のボトルネック解消にお悩みの際は、ぜひ、お気軽にお問合せください。