オブザーバーとは？役割と必要性・会議に受け入れるメリット

会議に緊張感を持たせ、実りある議論を進めるためにオブザーバーの参加を求める場合があります。オブザーバーに発言権を与えない会議がほとんどですが、専門的な意見が必要な場面に備えて同席を依頼する場合や、業務に関する最新情報を習得させる目的で新人を参加させる場合など、参加目的はさまざまです。

この記事では、オブザーバーの役割・必要性や会議にオブザーバーを受け入れるメリットについて解説します。

オブザーバーとは

オブザーバー（observer）とは発言権や議決権を持たずに会議に参加する人で、傍聴人・立会人とも呼ばれています。英語で「見学する」「監視する」「遵守する」という意味を持つ英単語「observe」が、オブザーバーの語源です。

オブザーバーは基本的には会議中に何も発言せず、議事の行方を見守って傾聴に徹する存在です。しかし、重要な意思決定を行う場面や議事の進行で専門的な知見が必要な場面などでは、議長や参加者から意見を求められる場合があります。

オブザーバーにも発言権が認められる会議もありますが、俯瞰的な視点を持って客観的な立場で発言するよう心がけることが大切です。

オブザーバーが会議に出席する方法としては、会議の主催者から参加依頼を受ける場合と、役職者などが主催者に参加を申し入れる場合があります。議題によっては新入社員や他部署の社員をオブザーバーとして迎え入れたり、顧問弁護士や税理士などの専門家に会議への同席を依頼したりする場合もあります。

オブザーバーの役割と必要性

オブザーバーは基本的に、会議中に意見を発することはありません。ではなぜ、会議に参加するのでしょう。ここでは、会議にオブザーバーが必要な理由、会議中での主な役割について解説します。

客観的な視点で会議の公平性を保つ

ほとんどの会議では主催者が参加者を決めるため、参加者の組み合わせによっては十分な意見が出ないまま結論が出てしまう可能性があります。場合によっては意見に偏りが生まれてしまうこともあるでしょう。

オブザーバーは、常に客観的な視点で会議を見守り、意見のぶつかり合いや一方的な意見の偏りが起きそうになった際には、事実だけを整理して場を落ち着かせる役割があります。どちらかの見方をするのではなく、公平性を意識することで、スムーズな会議の進行の助けとなります。

参加者が当事者意識を持つようになる

定期的に開催される会議では、場の空気を読んで発言を躊躇する人もいるでしょう。しかし、それでは活発な会議にならず、意見もまとまりません。

そこで、会議に当事者ではないオブザーバーが同席することで、参加者はより当事者意識を持って意見を述べるようになり、幅広い視点を持って結論を出すことができます。議論の進め方をチェックされている緊張感も生まれ、会議中の発言や行動に責任を持つようになるでしょう。

結論がコンプライアンス違反に当たらないかチェックする

コンプライアンスに違反する結論が出ないように会議を見守ることも、オブザーバーの役割の一つです。社会の考え方や法令の変化に伴い、以前は問題にならなかった行動や考え方も問題視される事例が増えてきました。

企業の評判・存続に悪影響を及ぼすリスクを事前に回避するため、オブザーバーが会議に参加し、結論がコンプライアンス違反に当たらないかどうかのチェックを行います。

専門家として議論の方向性を正す

会議の内容によっては、意見の調整役としてだけではなく、専門家として議論の方向性を正す役割として参加する場合もあります。

たとえば、税理士が税制改正により経理業務の内容を見直す会議に参加する。弁護士が株式公開する際の法務面の会議に参加するなどです。知識がないことで法を犯す議論になってしまわないよう、方向性を正す役割を果たします。

オブザーバーと似ている言葉

オブザーバーに似ている言葉や、ビジネス上の役割について簡単に紹介します。

1.アドバイザー（advisor）

アドバイザーは助言者・忠告者・顧問という意味を持つ言葉で、専門的な知見を持って意見を述べる役割が求められています。企業では相談役として経営層に位置づけられている場合があります。客観的な視点を持ちつつも、自分の意見を明確に述べる姿勢が必要です。

2.スーパーバイザー（supervisor）

スーパーバイザーは管理者・監督者という意味を持つ言葉で、リーダー格を表す役職としても使われています。オブザーバーとして業務遂行を見守ると共に、必要に応じてアドバイスを行う姿勢が求められます。担当部署の実務に精通しているのが特徴です。

3.オブザーバーパターン（observer pattern）

オブザーバーパターンはデータの変化を観察する仕組みで、コンピューター用語の一つです。コンピュータープログラムがデータの変化を見つけると関連するプログラムにも通知して、データの整合性を取ります。

オブザーバーの言い換え表現

オブザーバーは日本語に言い換えると、「傍聴者」「監視者・監視人」「陪席者」などが当てはまります。それぞれの意味は次のとおりです。

傍聴者

主に裁判で使われる言葉で、傍聴人とも呼ばれます。裁判において傍聴者が判決に係ることができないのと同じように、会議においても基本的に議決権や発言権はありません。

監視者・監視人

監視者・監視人とは、会議の内容や方向性が変化していくのを見守る役目を果たします。議決権を持って参加してしまうと、最終的に意見を求められるようになってしまうため、議決権は持たず、あくまでも見守る役目として参加するのが監視者・監視人です。

陪席者

陪席者とは、一般的に裁判において裁判官の隣に座る陪席裁判官を指します。最終的な判決を下すのは裁判官であり、陪席裁判官は判決を下す権利はありません。ただ、裁判官に意見を求められれば、議論することはある、いわゆるオブザーバー的な役割です。

オブザーバーを会議に受け入れるメリット

オブザーバーを会議に受け入れることで業務情報の共有が進み、生産性が向上できるなどのメリットが生まれます。

上司や経営層をオブザーバーとして受け入れると、業務の進捗状況や実務上の課題の相互理解につながります。経営戦略も共有でき、組織全体として目標達成を目指す雰囲気が生まれるのもメリットです。上層部に会議をチェックされているという緊張感も生まれ、活発に議論が交わされるようになるでしょう。

新入社員や他部署の社員をオブザーバーとして受け入れることも、業務への理解を深めるためには有効です。オブザーバーにとっては業務の進捗状況などの最新情報を入手する機会となり、今後の業務の質を高めるきっかけになります。

同時に、会議の参加者にはオブザーバーの手本になりたいという意識が芽生え、自分の意見を具体的に伝える習慣も身につきます。その結果、オブザーバーと参加者のモチベーションが高まり、日常業務にも積極的に取り組む姿勢が生まれるのです。

オブザーバーを入れるべき会議

オブザーバーは必ずしもすべての会議に必要なわけではありません。ここでは、オブザーバーを必要とする会議、入れたほうがスムーズに進む会議について解説します。

若手のみが行う会議

若手のみが参加して行う会議では、オブザーバーが重要な役割を果たします。その理由は、会議自体の進め方をよく理解していない点、そして会議内容に対する知識や経験が足りていない場合が多い点です。

オブザーバーは、基本的には発言はせず推移を見守りますが、会議が滞ってしまった場合や間違えた方向性に進みそうになった際に、サポートを行います。

プロジェクトがうまく進まないチームの会議

プロジェクトが思うように進まず、滞りがちになっているチームの会議にもオブザーバーの参加が効果的です。なぜならプロジェクトがうまく進まなくなる理由を、当事者は気づけなくなってしまう可能性があるためです。オブザーバーが第三者として会議に参加し、客観的な視点を入れることで改善点が明確になる場合があります。

オブザーバーはダメ出しを目的として参加するのではなく、あくまでも客観的な視点で改善点を見出すためのサポートを行う役割であることを意識することが重要です。

社員研修や若手育成を目的とした会議

社員研修や若手育成を目的とした会議においてオブザーバーは、参加者のモチベーション向上、研修内容のフィードバックによる改善などの役割を果たします。これまでの知識や経験を活かし、研修内容の改善を促すことにより、質の向上につながり、若手社員の成長が実現するでしょう。

オブザーバーが会議で注意すべきポイント

オブザーバーは、会議においてさまざまなメリットを生み出しますが、いくつか注意しなくてはならない点があります。

オブザーバーとしての役割を全うする

ひと口にオブザーバーといっても、会議内容により求められる役割は必ずしも同じではありません。そのため、どのような会議なのか、そのなかで自分はどのような役割を求められているのかを正しく理解する必要があります。

会議の目的、自身に求められることを理解し、そのうえでオブザーバーとして役割を果たすことが重要です。

第三者として客観的な視点を持つ

会議では時として意見の対立があったり、論点がずれてしまったりといったことが起こりえます。その際、オブザーバーがどちらかの意見に加担してしまう、さらに間違った方向へ導いてしまうなどの誤ったサポートをしてしまうと、会議は成立しません。

オブザーバーとして参加している以上、常に冷静かつ客観的な視点を持って会議を見守ることが重要です。そのうえで、意見の対立があれば適切にそれぞれの意見を整理する。論点がずれていれば正しい方向に導くようにしましょう。

発言する際は影響力の大きさを心得る

オブザーバーは基本的に議決権も発言権もありません。しかし、状況によっては意見を発しなくてはならないケースもあるでしょう。この際、注意しなくてはならないのは、発言の影響力を意識することです。場合によっては自身の発言が会議の結論を大きく左右してしまうケースも十分に考えられます。

特に専門家として会議に参加する場合や上司がオブザーバーになる場合は、発言の影響力が大きくなるため、慎重に発言することが重要です。

オブザーバーを会議に受け入れて適切な議論を

オブザーバーが会議に参加することで活発な議論が促され、豊富な意見をもとに業務の方向性を決定できるようになります。会議の客観性を保ち、コンプライアンス違反を未然に防ぐ効果もあります。

上司や経営層が業務状況を具体的に把握したり、新人に業務を習得させたりするためにもオブザーバーとしての会議への参加は有効です。適切に議論を進め、社員の納得感を得ながら企業の成長につなげるために、会議に積極的にオブザーバーを受け入れてみてはいかがでしょうか。