始末書の書き方とは？書く際の注意点や遅刻・紛失などの例文を紹介

始末書とは、不始末を犯した社員が上司や社長などに対して提出する反省文・報告書です。始末書には記載すべき内容がいくつかあるため、正しい書き方を知っておきましょう。

本記事では始末書の書き方や注意点について解説します。また、「事故」「紛失」「遅刻」「ミス」「破損」「クレーム」の6パターンの例文も紹介するため、始末書を書く際の参考にしてください。

始末書とは

始末書とは、自分の犯したミスや不始末、自分が引き起こしたトラブルなどについて、始まりから終わりまでの経緯や理由を報告するとともに、謝罪・反省の意を表明する社内文書です。

始末書は、懲戒や戒告、訓告など社内処分を受けるような場合によく使用されます。また、始末書を書くこと自体が懲戒処分の一つでもあるのです。

始末書と似たものに顛末書（てんまつしょ）があります。始末書が「反省文」の意味合いを強く持つことに対し、顛末書はミスやトラブルの一部始終を社内にくわしく説明する「報告書」の意味合いが強いビジネス文書です。

どちらも一般的には社内向けの文書であり、会社によっては始末書と顛末書が厳密に区別されていない場合もあります。

始末書には記載すべき内容や適切な構成があります。始末書の書き方が正しくないと将来の人事考課に悪影響を及ぼしかねないため、以下のポイントに注意して書くようにしましょう。

まず、犯したミスやトラブル、違反した内容に関する説明や、それによって社内外にどのような被害・損害を及ぼしたかについて、具体的かつ端的に記載します。余分な情報や言い訳などは盛り込まないようにしてください。

次に、上記の事態に関する自分の責任を認め、謝罪の言葉を記載します。

最後に、現在の状態の報告と再発させないための対策を記載し、同じ過失を二度と犯さないことを誓約することが大切です。

始末書を書く際は、以下の3点に注意してください。

従来、一般的には手書きのほうが誠意や反省の意を表すのにふさわしいとされてきました。

しかし、現代では社内文書のほとんどはパソコンで作成するケースがほとんどであり、始末書を書く際に手書きがよいかパソコンで作成がよいかは、社内の慣習や規定によって異なります。上司に相談のうえ、指示された形式で作成するとよいでしょう。

ミスやトラブル、規定違反を犯した年月日・日時や経緯、それらを引き起こしてしまった理由や原因、それらによって社内外に及んだ被害と現状などについて、正確な事実を記載することが大切です。あいまいな書き方をしたり、言い訳や責任転嫁と受け取られかねない内容を書いたりしないように注意しましょう。

始末書を提出するタイミングについても、あらかじめ上司と相談するほうが賢明です。ミスやトラブルの発生後、直ちに始末書を提出するように指示される場合もあれば、事態が収拾してから一部始終の報告を兼ねて始末書を提出するように指示される場合もあります。

いずれにせよ、始末書を提出すべきタイミングを指示された後は、それに合わせて、なるべく早く提出することを心がけましょう。そうすることによって、反省・謝罪の意思や誠意を表現できます。