RFIとは？RFPとの違いや必要な項目、サンプル例、作成時のポイントを紹介

ITシステムの導入やリプレイスの際によく耳にする「RFI」。あまり耳馴染みのない言葉かもしれませんが、RFIの目的を理解し、的確に活用できるようになると、候補にあがっているIT製品や企業の情報をスピーディに収集できるようになります。

本記事では、RFIの基礎知識にはじまり、作成の方法やポイント、記載例などをわかりやすく紹介します。

RFIとは

RFIとは「Request For Information」の頭文字を取った言葉で、情報システムなどの導入時や業務委託時に、発注先に対して製品やサービス内容の概要について情報提供を依頼すること、またはその依頼書を指します。「情報提供依頼書」や「情報要求書」ともいわれます。

企業や官公庁がIT製品やサービスを選定、入札、導入する際、ベンダーやSIerに対してRFIを出すことが一般的です。それによって、Webサイトやパンフレットには載っていない、技術情報や製品情報の詳細、似たような事例や実績などを把握できるのです。これによって、システムを使った際のおおまかな予算やスケジュール感がつかめるようになります。

RFIとRFPとの違い

RFPは「Request For Proposal」の略称で、「提案依頼書」と呼ばれる資料です。システム開発時や導入時に、企業や官公庁が必要すると機能や性能を備えた設計案の提出を開発側に求めることです。

PFIはベンターを選定する初期段階で、製品の詳細情報を知り候補先を絞り込むために活用します。一方、RFPは具体的な提案によって導入製品を1つに絞り込むためのものであり、個別の提案内容や見積額などが記載されます。

RFIに必要とされる項目

RFIには、以下のような項目を記載して、選定の参考情報を提供してもらいます。

• 情報提供の目的・趣旨
• 自社情報（社名、所在地、連絡先、事業概要など）
• プロジェクトの内容（導入の目的、背景にある課題、スケジュールなど）
• プロジェクトの要件（期待する機能、予算など）
• 提供を希望する情報（製品の特長、導入実績、規格、概算費用など）
• 情報提供の形式（フォーマット、提供期限など）

RFIはあくまでもベンダーを絞り込むための情報収集ですので、詳細な要件や予算などを記載しなくても問題ありません。

ただし、どのような情報提供が必要なのか洗い出すためには、依頼先企業や製品情報の下調べを一通り済ませておくべきです。複数の企業や製品情報を並べて比較検討するためには、同じ質問に対する回答を揃えて、比べる必要があります。

どのような質問をすべきなのか事前にブラッシュアップしておき、どの企業の提案が妥当なのか判断できるようにしておきましょう。

RFIのメリット

RFIを活用すると、以下のメリットが得られます。

製品理解が深まる

RFIでは、Webサイトや一般に流通しているパンフレットに載っているものより、詳細な情報提供を依頼します。製品の特性や導入実績から一歩踏み込んで、自社が期待している機能が搭載されているか、導入費用は予算内に収まりそうか、自社の抱えている課題がこの製品によって解消されるのかなど、より具体的な情報を収集できます。

比較検討がしやすくなる

RFIは検討材料としての情報収集になりますので、複数の候補企業に同様のフォーマットで情報提供を依頼します。同一の質問内容に対して候補製品の情報を提供してもらうため、比較検討がしやすいのです。

また、情報収集の方法が全ての企業で同一であるため、客観的で公平な選定が可能になります。選定の根拠となる実績や数字が明確に示せるため、スムーズな社内稟議も期待できます。

無駄なやりとりが減る

候補製品のWebサイトやパンレットを個別に見比べるのではなく、統一されたフォーマットで情報を比較できるため、手間や時間を削減できます。

ベンダー側からしても、どのような情報がほしいのか最初から明確になっており、何度も問い合わせ対応する手間が無くなるため、コスト削減につながります。

資料として情報を保存しやすい

統一されたフォーマットで複数製品の情報を収集できるため、資料として保存しやすいのもメリットです。RFIを適切に保存しておけば、将来的に事業展開の検討材料にするなど、様々な形で活用できます。

RFIのサンプル・例文

ここでは、ECサイトの改修を例にとって、RFIの記載例を紹介します。

＜ECサイトの改修におけるRFIの記載例＞

• プロジェクト名：○○販売サイトのリニューアルプロジェクト
• プロジェクト概要
• 目的：ECサイト購入画面の利便性を向上することで、離脱率の低下を図り、売上向上を目指す
• 背景にある課題：購入ページからの離脱が多く、情報入力のわかりづらさが原因と考えられるため、決済システムの見直しを図りたい
• 対象範囲：ECシステム（決済機能）、購入ページデザイン
• 前提条件：現在は○○社の決済サービスを使用
• 情報提供依頼内容
• 御社の会社概要
• 製品の特長、セールスポイント
• 実績、本プロジェクトと類似の事例（導入費用、スケジュール、解決された課題）
• 業界動向、トレンド
• 情報提供の様式・期限
• 様式：特に指定なし（下記アドレスまでお送りください）
• 提出期限：○年○月○日まで

※必要に応じてお打ち合わせをお願いすることがございます。その際の連絡先をお知らせいただけますと幸いです。

RFI作成時の3つのポイント

PFIを作成する際は、次の3つのポイントに注意しましょう。

依頼の背景を明確にする

どうしてシステム導入を検討しているのか、システムによってどのような課題を解決したいのかなど、プロジェクトの目的が明確だと、提供側としても情報提供がしやすくなります。解決すべき課題が明らかだと、その解決のために自社システムをどのように活用できるか説明しやすいためです。

目的部分に「CMSをリプレイスしたい」など手段だけを書きがちですが、どうしてリプレイスしたいのか、何に困っているのかなどを深掘りして記入すると、的確な情報提供が期待できます。

項目を細分化しすぎない

RFIは候補先選定の事前情報をスピーディに収集するための依頼書ですので、回答期限を1～2週間を設定するのが一般的です。あまり指示が細かくなりすぎると回答に時間がかかってしまい、適切なタイミングを逃してしまうかもしれません。

RFIは、具体的な選定に活用するものではなく、あくまでも候補先企業を絞り込むための情報収集です。詳細な質問をしたくなってしまうかもしれませんが、細部にこだわりすぎないよう気を付けましょう。

回答しやすい質問内容にする

ベンダー側が簡潔に回答しやすいよう、聞きたいことが明瞭でシンプルな質問を心がけましょう。質問内容があいまいだと、回答に時間がかかるだけでなく、確認のための問い合わせが発生して時間がかかってしまいます。

例えば、概算費用を質問する場合は導入費用とランニングコストに分けて、「従業員100人が使用する場合」「1年ごとのランニングコスト」など、定量的な数字を指定できるといいでしょう。

RFIを活用して効率的にシステムリプレイスを実施しましょう

システムの導入やリプレイスを検討している際、RFIを活用すると候補先企業や製品の情報をスピーディに収集でき、客観的な比較検討が可能になります。

作成の際は、依頼の目的を明確にしつつ、項目を細かくしすぎないことが重要です。ベンダーやSIer側が回答しやすいよう、簡潔でシンプルな記載を心がけ、必要な情報を的確に収集しましょう。