PDCAサイクルの正しい回し方とは？4倍速で成果を出すチームの創り方

ビジネスではスピードが命です。どのような製品・サービスであっても、品質が落ちることなく顧客の要望に素早く応じられるほど、それだけ企業の価値は上がって行きます。

例えば、日々の業務を従来の4倍速で処理することができるようになれば、それは競合他社に対して圧倒的なアドバンテージを持つということになります。

ここでは4倍速で成果を出すべき理由と、それを実現していくために必要な思考や手段を「PDCAサイクル」などを中心にご紹介します。

業務を4倍速で回す必要性

業務の処理速度が従来の4倍にする。まるで夢のような話に聞こえますが、これには推奨すべき理由があります。

時代の変化への適応に遅れないために

現在、ITをはじめとするさまざまな技術が猛烈な速度で変化を遂げています。
この激変する環境に常に適応し続けられないと、いつの間にか市場から置いてきぼりを食らうことにもなりかねません。
4倍速で業務を処理することは、これに対応するための方法だと言えるのです。

「4倍速」を実現するための思考と手段

四半期=1年と考える

業務を4倍速で処理していく…。これらは決して不可能な話ではありません。
まずは基本的な考え方からご紹介します。

4倍速で業務を処理していくための考え方の一つに、『四半期=1年』というものがあります。つまり、『年間業務（1年）を四半期（3ヵ月）で処理する』ということです。

年間単位のプロジェクトを3ヵ月で終わらせるということは、1週間（5営業日）分の業務を1日で処理することであり、一時間分の業務を15分で処理するということでもあります。

人事評価も四半期運用で行う

また、通常業務に合わせて人事評価も四半期単位で行うようにすることで、目標達成へのフィードバックも早まり、さらなるパフォーマンスアップにつながります。

PDCAサイクルを4倍速で回転させる

業務の基本としてPDCAサイクル※を用いている企業は数多く存在します。
『四半期=1年』を実現する上で、このサイクルは欠かせません。

※Plan（計画）→ Do（実行）→ Check（評価）→ Action （改善） のサイクルを回す品質管理などの継続的改善手法。

P→Aまで回してこその好循環サイクル

PDCAサイクルは、用いているものの実際には上手く機能していない企業の方が圧倒的に多いのが実態です。

例えば中小企業であれば、PDCAサイクルを回しているつもりでもPlan （計画） とDo（実行）のみを繰り返していたり、大企業であればPlan （計画） とCheck （評価）を繰り返しているだけ、といった場合が見受けられます。

しかし、PDCAサイクルは適切に4段階回してこそ効果を発揮するのです。その理由を下記で解説しましょう。

PDCAサイクルは螺旋状に回転させる

PDCAサイクルは本来、1回転するたびに螺旋階段のように業務効率をブラッシュアップしていくものです。つまり、Action （改善） が螺旋の位置を上げる（ブラッシュアップをする）ための分岐点になるのです。従って、P → D → Cまでをきちんと回しAction （改善） に繋げていくことが大切です。

そしてこの螺旋状のPDCAサイクルを好循環で回転させ続け、やがて4倍速の回転に近付けていくことで、大きな成果を生むことになるのです。

既存チームを見直し、変革する

4倍速でPDCAサイクルを回すためには、プロジェクトを遂行するチームを今一度見直すことが必要です。

メンバーの役割を見直そう

チームリーダーはどのような人でしょうか。年功序列だけでなんとなく就いているようでしたら問題外です。またリーダーとは名ばかりで、他のメンバーと同様に通常業務の処理ばかりしていても意味がありません。

リーダーは必ずしもプレイヤーである必要はないのです。チームの全体を俯瞰し、自分も他のメンバーも苦手な業務はできる人に割り振り、その代わりにできる人が苦手な業務を他にできる人に割り振ってゆく。

当人が苦手なものを延々とやらせても仕方がありません。役割分担をきちんとすることで、それぞれの業務効率は最大化してゆきます。

リーダーが「てこ」になる

リーダーはプレイヤーであるよりも、チームのマネジメントに専念する方が大切です。

軍隊では必ずチームで訓練をします。一人ひとりがバラバラに行っては絶対に達成できないものでも、チームであれば乗り越えられるということを身体に教えて込むためです。

100％ではなく、チームとして110％、120％の力を生み出すための「てこ」になるものがリーダーであるためです。これこそが4倍速が大きな成果を生み出すための考え方のコアであると言えるでしょう。