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人事管理システムとは?導入前に機能やメリットを把握しよう

(写真=Natali_ Mis/Shutterstock.com)

人事管理システムは、大企業だけでなく中小企業でも導入を検討し始めているシステムです。その背景には、マイナンバー制度が施行されたことが関わっています。今や人事管理システムは、給与計算だけの役割だけでなく、煩雑になりがちな業務の効率化が期待できるシステムです。

人事管理システムとは

人事管理システムとは、給与管理などの労務管理だけでなく、要員配置などの人事マネジメントも一括管理するシステム です。

社員一人ひとりのデータを管理し、人事部門での業務効率化の役割を担っています。社員数の多い大企業で取り入れられることの多かった人事管理システムは、マイナンバー制度の施行やシステムのパッケージ化などにより、中小企業での導入も少しずつ広がりをみせています。

人事管理システムで行える機能

人事管理システムでは、一体どのような機能が使えるのでしょうか。給与計算だけではなく、人事部門の負担を軽減する機能を確認していきましょう。

給与 ・人事の管理

給与管理は毎月の給与だけでなく、残業代やボーナスなどのデータも管理します。それだけでなく、法令改正にも対応可能です。自動計算を行うので、派遣社員やアルバイトなどさまざまな雇用形態 であっても入力しやすくミスが減少します。

また、勤怠管理も社員の勤務状態をデータで一元管理します。ただデータを集めるだけではなく、システムによっては長時間労働の社員には警告がでるようなものもあります。有給申請や残業、直行直帰などのイレギュラーやシフト制など変則的な働き方のある企業でも導入可能です。

人事 マネジメント

人事評価機能は、社員のスキルや今までの評価を管理するだけでなく、社員それぞれの経験や能力を把握することで適正な評価を下せるようになります。ほかにも、資格取得やOJTなど社員の育成も管理できるシステムもあります。

また、要員配置機能を利用することで、データを分析し社員それぞれの能力を考慮した要員配置を実現します。そのため、配属のミスマッチを起こしにくくプロジェクトを円滑に進めることに役立っているのです。

人事管理システムを導入するメリット・デメリット

人事管理システムを導入する上で、事前にメリットやデメリットを把握しておくことは大切です。どのようなメリット、デメリットがあるのか確認しましょう。

【メリット】ミスの軽減

勤怠や人事評価をExcelで管理していると、数式を誤って入力したり、雇用形態に応じて計算式を変えたりというミスが起こりやすく、作業に限界があります。しかし、人事管理システムでは、さまざまな雇用形態に合わせて自動計算を行います。そのため、人事の負担を減らすだけでなくミスを減少させることが可能です。

ほかにも、年末調整や法令の改正など頻度は多くないものの 、重要な作業はアラートのでるシステムもあるので、うっかりミスを避けることができます。

【メリット】業務の効率化

勤怠管理と人事評価、要員配置など別で行っていた作業を一括で管理します。そのため、今まで人事が行っていた細かい作業を大幅に削減できます。社員それぞれの情報を紐付け、自動化することで煩雑になりがちな作業も減らせるだけでなく人件費も抑えることが可能です。

【デメリット】情報漏えいなどセキュリティ面での不安

人事管理システムの中にはクラウド型も多く、インターネットに接続をして利用するため、情報漏えいのリスクも少なからずあります。しかし、各企業でもセキュリティ対策は立てています。例えば、ユーザーごとにパスワードを設定したり、権限を制限したりすることで不用意な操作をさせないことも可能です。そのため、情報漏えいのリスクを低くすることはできます。

【デメリット】システム導入が難しい場合

人事管理システムを導入すれば、煩雑になりがちな作業が一括で管理できます。しかし、今まで管理していた情報をシステムに導入するには、現状の仕事にプラスして作業が発生します。そのため、単純にシステムを導入すれば解決と言うわけではありません。部門間などのやり取りも含めると、導入に時間がかかる場合も考えられます。

人事管理システムを導入する前に目的を考える

人事管理システムは、各企業がさまざまな機能をつけたシステムをリリースしています。しかし、導入目的が明確でなければコストだけがかかり、かえってマイナスになることも考えられます。

まずは、人事管理システムを導入することで業務を改善したいのか、人事評価を適正に行いたいのかなど、何を解決するために取り入れたいのかを考える必要があるのです。業務を洗い出し、何に時間がかかるのか、ミスが多い業務は何かをそれぞれ検証していきながら自社に合ったシステムを見つけましょう。

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