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人事管理ツールは導入するべき?メリット・デメリットと選び方

(写真=NinjaStudio/Shutterstock.com)

人事担当者として人事管理ツールの導入を検討するなら知っておきたい、人事管理ツールの概要と導入のメリット・デメリットをまとめてみました。

人事管理ツールとは ?

人事管理ツールとは、人事担当部門が受け持つ採用・人材開発・配置・モチベーション管理・評価や各種情報などを効率良く管理できるツールのことです。従来の給与や勤怠、評価などのための「通常業務システム」に加えて、教育面や配置に使える「戦略人事システム」を持つツールが増えています。まずは人事管理ツールの導入で得られるメリットとデメリットを把握しておきましょう。

人事管理ツールのメリット

人事管理ツールは、人事担当部署が担う給与・勤怠・評価を効率的に管理できるほか、企業内の人材の情報をわかりやすく反映・蓄積して管理職らと共有することで、社内人材のスキルや能力を把握し、企業の戦略に合わせた最適な人材の発掘、配置、管理職への人選などにも活用できます。

また、評価においてもデータを人事部門だけで管理せずに、必要に応じて各部署の責任者にも共有することで、さまざまな立場からの幅広い評価ができるようになります。多角的な評価が得られる環境によって各人のポテンシャルを最大限に活かすことができるようになり、社員のモチベーションアップにもつながります。

さらに、人材育成の機能が充実してきており、メッセージ機能でeラーニングの課題を送受信するなど、社内人材の育成が容易に行えるようになってきました。受講者が自分に合ったプログラムを選んで学ぶこともできます。

人事管理ツールには、クラウド型とオンプレミス型があり、それぞれメリットが異なります。

クラウド型人材管理システムのメリット

クラウド型システムは、オンライン環境があれば時間や場所を選ばず利用できます。サーバーの運用はベンダーに一任するので手間がかかりません。導入・運用のコストが抑えられるのが最大の魅力です。

オンプレミス型人材管理システムのメリット

オンプレミス型は自社にサーバー環境を構築するため、自由にカスタマイズできます。セキュリティーに関しても、自社のポリシーに合わせられます。

人事管理ツールのデメリット

人事管理ツール導入の最大のデメリットは、導入自体の難しさです。要件定義や人材情報の一元化、システム間の連携など、クリアすべきポイントが多いためです。人事で扱う情報は秘密保持や情報漏洩に細心の注意が必要な情報なので、データ利用者の意識を高める必要もあります。

クラウド型、オンプレミス型それぞれのデメリットも確認しておきましょう。

クラウド型のデメリット

クラウド型人事管理ツールはオンライン環境があれば利用できますが、裏を返せばオフラインでは使用できないことがデメリットです。

また、データを社外に保管することになるので、セキュリティー上の不安もあります。ただ、最近のデータ管理センターはさまざまなリスクに対して堅牢であり、自社サーバーよりも安全であることも多いです。

オンプレミス型人材管理システムのデメリット

オンプレミス型は、導入にあたってサーバーの購入や構築に相当な費用がかかります。また、導入後も担当者が運用することになるため、人件費や電気代、トラブル対応などの運用コストもかかります。

人事管理ツールの選び方と注意点

人事管理ツールには多くのメリットがありますが、自社に最適なツールを選択しないと、デメリットに悩まされることになりかねません。一度導入してしまうと変更が難しいので、人事管理ツール導入の成否は、最適なツールの選択ができるかどうかで決まる、と言えるでしょう。

導入にあたっては、まず導入する目的をはっきりさせておくことです。給与・勤怠業務を効率化できればいいのか、人材教育や配置にも活用したいのか明確にしましょう。無料体験などを利用して使い勝手を試すのもいいでしょう。長く使うことになるものなので、サポート体制が整っているかも確認しておきましょう。

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