間接部門の生産性の指標とは？具体例やポイントを解説

どの企業にも、利益に直接かかわる部署や職種の他にそれを支える部署や職種が存在します。

そのような企業を支える部署や職種は間接部門と呼び、縁の下の力持ちとして重要な役割を担っています。この記事ではそんな間接部門における生産性の指標やその具体例を解説します。

間接部門とは？直接部門との違い

企業内の部署や職種は、大まかに「直接部門」と「間接部門」の2つに分けることができます。どちらも企業にとって大事な役割を担う部門ですが、業務内容や目標が異なり、業績に直接影響があるかないかという点で違いがあります。

「間接部門」とは、業績に間接的な影響を与える部門のことを指し、人事や総務、経理、法務、品質管理、カスタマーサポートなど、企業のあらゆる業務支援を行っています。

バックオフィスや管理部門などと呼ばれることもある間接部門は、企業の業績には直接かかわらないものの、直接部門への業務支援や円滑な職場環境の維持など、企業が利益を生むために重要な役割を担っており、大事な屋台骨の部門と言えます。

それに対し「直接部門」はその名の通り、直接企業の業績に影響を与える業務を行っている花形部門のことで、自社の商品やサービスの販売などを行う営業や製品の開発や製造を担当する部署を指します。

直接部門は利益に直結する業務が主であるため、目標や評価の基準を明確に設定することができます。

間接部門の業務は業績に直結はしないものの、品質管理や営業支援、職場環境の整備など、直接部門の業務効率に影響を与えることから、間接的に業績に貢献していると言えます。

企業の業績を最大に上げるためにはどちらも必要不可欠であり、バランスよく機能するように注意しておく必要があります。

直接部門と間接部門の比率を表す直間比率の理想は、その企業の規模やサービス内容によって異なりますが目安として7：3～9：1程度であると言われています。

間接部門の課題

間接部門では、業務の目標は曖昧になりがちで成果も数値化しにくいことから、評価されにくく、目標や成果が数値化しやすく評価されやすい直接部門に比べると、個々のモチベーションの維持が難しい傾向にあります。

また、企業の収益に直接繋がる業務ではないことがほとんどのため、周囲の部署からの評価も低くなりがちです。

外部との関わりの多い直接部門とは違い、間接部門では伝統的な社内ルールに則った業務処理が重要視されることが多く、業務が個々に依存してしまい、誰かがいないと業務が滞るような環境になってしまうことが多くなっていることも課題の一つです。

このような環境では、個々の負担が大きい割に評価されにくく、モチベーションを保つことができずに業務の質も悪くなってしまいます。

こういった課題を改善するためには、間接部門での業務内容をしっかり把握し、評価できる体制を整えることが重要となります。

それには、個々の業務を明確にしてそれぞれの仕事量や負担を把握し、進捗状況や達成度も共有できるようにしなければなりません。個々の業務内容や進捗状況を共有することで、正当な評価が可能になり、個々のモチベーションアップに繋がります。

また、業務を共有、マニュアル化することで、ルーティン化した業務の効率化や、個々への業務の依存や負担を解消することができ、間接部門全体の業務の質を上げることが期待できます。

間接部門の生産性における目標の設定

生産性をあげるためには、従業員それぞれが日々の業務に目標を持って取り組むことが重要です。そのため、定量的な目標設定をしておくことが必要です。

しかし、間接部門の業務は数値で表すのが難しい業務が多く、成果を評価に反映させにくいため、定量的な目標設定が難しいとされています。

間接部門での業務の中でも定量化しやすい業務から目標設定を行っていき、どうしても定量化が難しい業務の場合には、その業務完了までの期限を設けて目標とすることができます。

間接部門の生産性における指標の例

間接部門における目標の設定も、直接部門と変わらず重要なものです。達成度の指標となるKPIとして定期的な状況確認も可能になり、生産性向上に繋がります。

ここでは、間接部門の目標・KPI設定例を定量的、定性的なものに分けて紹介します。

定量化できる指標例

間接部門の業務で定量化できる業務に対して目標・KPIを設定する場合には、達成率や期限などの基準を設けることが基本です。例えば経費の節減について目標を設定する場合は、「前年度対比〇％の経費を節減する」などです。

以下、間接部門において、定量化できる指標の例を挙げます。

• 教育訓練を受ける人数目標
• 売上高と人件費の割合目標
• 経費の節減
• 月ごとの決算日数の短縮
• 財務コストの削減
• 人事採用の達成度
• ミスやクレームの件数とその処理件数の削減
• 処理時間の短縮

など

数値で目標設定を行うには、あらかじめ対象の業務の状態を把握しておくことが重要です。

例えば、残業時間の平均、ミスやクレームの件数、業務にかかる処理時間など、過去の平均値を計算しておくことで、達成可能で生産性向上の見込める目標を設定しやすくなります。

間接部門の目標設定はテーマの選定が困難であるため、数値化できるものから取り組むと設定しやすくなります。

定性的な指標例

間接部門の業務には、その目標を数値化しにくい業務も多くあります。しかし、目標達成の基準となる指標を設けなければ、曖昧な作業になってしまいます。

以下、数値化が難しい定性的な指標の例を挙げます。

• 業務マニュアルの作成
• 新しい人事制度の立案
• 規定の見直しや導入
• 教育制度の見直し・改訂
• 教育研修のマニュアル作成
• 支払業務の効率化
• 財務に関する戦略の立案

目標の数値化が難しい定性的な業務には、「○月○日までに、～を導入する」「〇月末までに、○○の状態にする」「この業務を○月までに1人でできるようにする」など、過去のデータを分析し、的確な期限を設けて目標・KPIの設定をすることが有効です。

間接部門の指標を設定する際のポイント

間接部門の業務における目標やKPIの指標を設定するには、数値化しにくいことや、テーマの選定が難しいことから難航する場合があります。

しかし、設定しておくことで生産性の向上や従業員のモチベーション向上に繋がる重要な課題ですので、適切な目標やKPI設定が求められます。以下では、間接部門の指標を設定する際のポイントを解説します。

従業員それぞれの目標達成を企業全体と結びつける

目標設定は、その目標が企業全体の目標と結びついていることが重要です。

どんなに高い目標を設定したとしても、企業の目標と結びついていないものであったり、企業の方針と相違していると、企業の業績への貢献には繋がりません。

目標設定の際には、企業全体の目標を意識して、その中の組織の目標、そして個人の目標というように、関連付けて設定することが重要です。そのためにも、企業全体や、部署の目標設定もしっかり行っておくことが大切です。

現状維持の目標にしない

目標は簡単に達成できるものでは意味がありません。それぞれの能力よりも少し高く、努力して達成できるようなレベルでの設定が求められます。

しかし、その設定があまりにも高すぎて達成困難であっては、目標達成への意欲がなくなってしまい、モチベーションの低下も懸念されます。

従業員それぞれの能力や業務内容をしっかりと把握し、現状よりも高い的確な目標設定をすることが大切です。

全体や部門での目標設定も、個人がそれぞれ頑張ることで達成できる目標であれば、個々の目標達成へのモチベーションアップにも繋がります。

目標を増やしすぎない

目標が多く設定しすぎると、かえって業務効率が悪くなり、どれも中途半端になってしまう場合があります。

目標を設定しすぎてどれも中途半端になり達成できないより、ある程度重点的な目標に絞り込んだ方が、効率よく成果を生み出すことができます。

重要な業務を3～5項目に絞り込み、優先度をつけて目標設定をすることが重要です。

間接部門の指標を設定する際の注意点

間接部門の社員に対して指標を設定することで社員のモチベーションを向上させ生産性を上げることが期待できる一方で、指標を設定する際には逆効果にならないよう注意することが大切です。ここでは、間接部門の指標を設定する際の注意点を4つ紹介します。

安易に他社員と比較した評価基準にしない

間接部門の指標を設定する際に、安易に他社員と比較した評価基準にならないよう注意が必要です。「他社員は時間あたりこれくらいの生産性があるのだからできて当たり前」といった安易な基準で他社員と比較して評価することは社員のモチベーションを低下させてしまう可能性あります。優秀な社員の行動様式をものさしとしたコンピテンシー評価などを参考に評価基準を設定するとよいでしょう。

公正公平でない人事評価制度で運用しない

間接部門の指標を設定する際には、公正で公平な人事評価制度を適用することが重要です。特定の個人や部署にとって不利益となる公平性を欠く人事評価制度は、社員全体の意欲を欠いてしまう可能性があるので特に注意が必要となります。指標の設定と評価プロセスは、透明性と公平性を持つように設計するようにしましょう。

間接部門の生産性を高めるための施策

それでは、間接部門の生産性を高めるためにはどのような施策を実施すべきでしょうか。ここでは、3つの施策を紹介します。

ミッショングレード制の人事評価制度を導入

ミッショングレード制とは、従業員の仕事における役割や業績目標の達成度、能力などを基に、役割等級を設定して評価する制度です。ミッショングレード制度は、従来からの年功序列による曖昧な評価を避け、より適切で公平な人事評価が期待できます。間接部門の社員の生産性を高めるためには、ミッショングレード制をベースとして自社にマッチした形での人事評価制度の設計が求められます。

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スキル開発の機会を提供

間接部門の社員が生産性を高めるためには、必要なスキルを習得できる場を提供し、業務において高いパフォーマンスを発揮できるよう促すことも重要です。定期的なスキル開発プログラムやトレーニングを提供し、従業員の能力向上を支援しましょう。これにより、業務の質や効率性の向上が期待できます。

コミュニケーションの促進

間接部門で生産性を高めるためには、チームの円滑なコミュニケーションやチームワークが重要です。相互の連携や情報共有を円滑に行うために、適切なコミュニケーションツールやプラットフォームを導入しましょう。また、チームビルディングイベントや定期的なミーティングを通じて、チームメンバーの結束力や協力関係を強化することも効果的です。

目標達成のために重要な管理体制

目標やKPIを設定する場合、設定～設定後の管理体制も重要です。

まず、目標設定の際には、従業員それぞれの担当している業務や社内での役割を把握し、整理しておくことが重要です。それによって目標に各自の役割反映させることができます。

また、設定後は、目標達成までフォローアップも欠かせません。

設定後、その目標やKPIの指標を基に評価をする際には、結果についてのフィードバックも的確に行う必要があります。的確なフィードバックによって、その後のモチベーション向上や業務効率の向上に繋がります。

間接部門では目標設定が難しいという点はありますが、設定する目標の項目や達成レベルに自由度が大きいため、従業員それぞれに的確な目標設定ができるメリットがあります。

その後のフォローもしっかり行うことで従業員のモチベーションを高めることが可能になります。

まとめ

間接部門では、直接部門に比べると業務の数値化が難しく、評価されにくい点が課題となっていますが、適切な目標設定とそれに対する評価を行うことで、モチベーションの向上と個々の成長に繋がります。

そのような環境整備には、適切な人事評価の制度の導入が重要となります。「あしたのチーム」では、人事評価制度の構築や運用のサポートを行っています。企業の生産性アップのためにも、「あしたのチーム」へ相談してみてはいかがでしょうか。