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「部下が目標に自主的に取り組まない」「職場のコミュニケーションが活性化しない」などの悩みに対して効果的なのが目標管理シートです。
また、目標管理シートはただ作るだけでは大きな効果はなく、継続的な運用を適切に行うことが重要になります。
今回は、目標管理シートの基本的な情報に加え、効果的な運用のヒントとなるツールなどについて紹介します。
目標管理シートとは
目標管理シートとは、「目標管理制度（MBO）」に基づいて成果や目標を文書として管理するために使用されるシートです。
そもそも目標管理制度とは米国の経営学者ピーター・F・ドラッガーによって体系化された組織マネジメントの手法で、MBO（Management by Objectives）とも呼ばれます。
日本国内で導入する会社が増えたのは1990年代後半からで、成果主義の広がりとともに取り入れられてきました。
目標管理シートを導入するべき理由
目標管理制度は上司が部下をマネジメントする目的で使われる手法です。上司は部下が目標を設定する際にサポートし、その目標を会社の方向性と一致させるように導きます。
目標が定まったら、アドバイスしたり相談を受けたりしながら部下が着実に実現できるように支援。最終的に目標の達成度やそれに至るプロセスを評価するという制度です。
この時、設定した目標を意識に定着させたり進捗度を管理したりするためには、目標を明言するためのツールが欠かせません。そこで使われるようになったのが目標管理シートなのです。
目標管理シートを上手く成果につなげるポイント
目標管理シートは、正しく活用すれば成果を導くことができる効果的なツールです。ここでは目標管理シートの効果的な運用方法を紹介します。
最適な目標設定を行う
まずは効果的な目標を設定しましょう。この目標は、個人の成長につながるような内容であり、なおかつそれが会社や部署の方針と合致しているという条件を満たせば理想的です。
また、目標レベルは本人の能力と比較して高すぎず低すぎず、楽には達成できないものの戦略的に努力すれば実現できるものが効果的と言えるでしょう。
ただし、こういった適切な目標を設定するのは個人では簡単ではありません。そこで、本人に任せるのではなくサポート役として上司が介入することが大切です。
上司とのコミュニケーションを確立する
上司のサポートは、目標設定時や達成するプロセス、期間終了時の評価など、目標達成に関するあらゆる場面で必要です。
先述の通り、目標管理シートの最大のポイントは上司と部下とのコミュニケーションにあります。目標を実現するにあたっては、モチベーションの維持や現実に直面する問題の克服など、さまざまな課題があるものです。
そこで、サポート役として上司が部下の目標管理を支援するための仕組みを整えましょう。例えば、目標に挑戦する期間中は、月に1度進捗報告のミーティングを開催するといった決め事をするのが有効です。
適切な人事評価制度も整備する
人事評価制度を整備することも重要です。
目標管理シートを導入する目的としては、単に目標を達成させるためというよりも、自ら適切な目標設定ができるようになり、なおかつ目標の実現に向けて戦略を立てたり継続的に努力したりできるような人物に成長させるという側面もあります。
そのためには、成果目標の達成へ向けた行動目標も公平に評価する仕組みも欠かせません。
人材育成という観点からは、目標設定シートの活用と、成長を促す人事評価制度の両輪が最も効果的と言えるでしょう。
人事評価に役立つツールを導入する
目標管理シートを上手く運用するために役立つツールを導入するのもおすすめです。
クラウド型の人事評価ツールである「あしたのクラウド」は、人事データの見える化・効率化・データ活用が可能となっています。3,000社以上にも対応するカスタマイズ性の高さで、自社がこれまで行ってきた評価制度をそのまま導入することができますし、これを機に制度の見直しをしたいという会社はアドバイスを受けることが可能です。
人事評価を効果的に運用したいという悩みをお持ちでしたら、一度導入を検討してみてはいかがでしょうか。「あしたのクラウド」について詳しく知りたい方は、以下より資料ダウンロードができます。
目標管理シートで設定すべき項目
目標管理シートには書き方のパターンがあり、手順に従うと作成がスムーズです。ここでは目標管理シートで設定する項目や書き方を紹介します。
目標
最も大切な項目が個人の目標です。目標管理制度では、初めに設定した目標を前提としてその後の計画作りや評価方法などが決まっていきます。
個人が達成したいと思っており、会社や組織の方針に沿う内容の目標を設定しましょう。
目標については、さまざまな切り口があり、あえて絞って書かせることも効果的です。
例えば、人によっては会社内の役割として「営業担当として新規案件の獲得」「新規事業企画者として新企画のプランニング」など複数の役割を持っているケースもあるでしょう。
このような場合、あれもこれも目標管理させても良いですが、最も優先すべき目標を定めてそれに集中させるのも1つの方法です。
達成計画
設定した目標を達成するためのプロセスを記載する達成計画の欄も必要です。
目標を設定するにあたっては、数カ月や1年間といった一定期間で区切るケースが一般的と言えます。
期間内に確実に目標を達成するには、行き当たりばったりではなくどのような計画で目標を実現するつもりなのか、道筋を立てなければなりません。
そこで、目標達成のためのスケジュール感を確立するためにも、目標管理シートには計画欄が必要なのです。
評価基準
評価基準も記載しておきましょう。評価基準の項目は、目標達成に向けた動機付けや、後の評価手段としても重要です。
評価基準にはなるべく数値目標も設定しましょう。例えば、「新規受注獲得件数」という目標であれば、定量的に評価することができます。
数値目標を達成するために何をするか、といった行動目標も大切です。
しかし、「主体性を向上させる」といった風な行動目標では、定性的であいまいな評価になってしまいがちなので、あらかじめ評価方法の工夫が必要です。「所属組織の課題発見に自主的に取り組み、改善策を提案する。そのために、提案内容を毎週月曜日に上長にExcelにまとめて報告する」といった風に具体的に設定すると、評価の際に達成度合いが分かりやすくなります。
評価欄
最後に、評価欄を用意しましょう。
評価欄には、評価基準による評価項目の他、評価すべき項目も具体的に盛り込んでおくことも効果的です。
例えば、目標達成への評価項目としては、「目標に対する数字の達成度」以外にも、「事前に決めたスケジュールの遵守」、「トラブル発生時への対応」、「上司・先輩とのコミュニケーションの密度」といったさまざまなポイントを盛り込むことができます。
こういった項目を設定しておけば、後で評価する際に役立つだけでなく、日々の行動指針としても便利です。その他、上司が自由にフォードバックできるコメント欄も設定しておくと役立ちます。
目標管理シートは運用開始してからが本番
目標管理シートを効果的に活用するためには、いくつか意識すべきポイントがあります。ここでは特に重要な2つのポイントを紹介しましょう。
プロセスで必ず状況確認すること
目標管理シートを効果的に運用・活用するには、目標を立て最終結果を確認するだけではいけません。
目標達成までのプロセスで、必ず上司が都度部下の状況を確認することが重要です。上司は最終結果だけで、評価を判断せずプロセス上で相談を受け軌道修正もしながら目標達成へと促すことが必要になります。
同じような最終結果であったとしても、プロセスを見ているのと見ていないのでは部下の成長度の把握や評価には違いが出るはずです。
上司・部下間の認識を合わせる
シートへの記載内容については、上司と部下間でよくコミュニケーションを取り、認識を一致させましょう。
目標管理シートには目標やスケジュール、評価方法といったさまざまな項目が存在します。
どこかに誤解があると、目標達成に向けてスタートした後で意見が食い違うなどのトラブルが発生することにもなりかねません。
なお、認識のずれを解消するには、目標や評価基準などを極力シンプルで具体的に記載することが効果的です。
クラウドツールを使って運用を改善する
上記で挙げたことを実際に日常業務に取り入れることは、ただ意識を変えるだけでは難しいのが現実です。日々の業務に追われるうちに目標を見失い、気が付いたら評価を決定しなければいけない時期に……といったケースも少なくないでしょう。そのような事態を避けるために、クラウドツールの導入をおすすめします。
「あしたのクラウド」はクラウド型の人事評価ツールで、目標管理の見える化が可能です。上司と部下の間にある目標管理に関する情報を、常にお互いがクラウド上で確認することができます。
「あしたのクラウド」についてより詳しく知りたい方は、こちらよりサービス資料のダウンロードが可能となっています。
目標管理シートを活用して人材育成をより効果的に
目標管理シートは経営学者ドラッガーによる目標管理制度を実現するツールで、有効活用すれば目標へのコミットメントを促すことができます。目標管理シートは人材育成やパフォーマンス向上を目指す場合に効果的な手法ですが、継続的に人材の成長を導くには人事評価制度の改革も欠かせません。
先述した「あしたのクラウド™HR」は目標管理を効率化して上司と部下間のコミュニケーションも円滑化するツールです。クラウド型の特性を生かし、目標管理に関する認識を常にツール上で目視することができるので、目標の認識がすれ違うこともありません。
目標管理の方法を改善したい経営者や人事・総務担当者は、導入を検討してみてはいかがでしょうか。
あしたのクラウドについて詳しく知りたい方は、こちらもご覧ください。
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