就業規則とは？記載内容、3つの義務、法的効力、作成の流れ、注意点を解説

就業規則は、社員の労働条件や働くルールを取り決める大切な文書です。

しかし、せっかく就業規則を作成しても内容が不十分だったり社員に周知しなかったりすると意味がありません。厚生労働省で公表している「モデル就業規則」を活用する際も、会社の実態に合わせてアレンジする必要があります。

この記事では、就業規則を作成する流れや法的な根拠・注意点を解説します。就業規則を作成する中で陥りやすい落とし穴も紹介するので、十分チェックしておきましょう。

就業規則とは

就業規則とは、労働時間や休日・給料といった労働条件や社員が働く上でのルール、さらには会社全体の規律を定めた文書です。社員の権利や義務を明らかにした文書ともいえるため「会社の憲法」と例えられることもあります。

営業所・店舗などの業務拠点（事業場）ごと、あるいは正社員や無期雇用社員・パートタイマーといった雇用形態ごとに内容を変えた就業規則が作られる場合もあります。

労働基準法では、常時10名以上の労働者を使用する企業・個人事業主（使用者）に対して就業規則の作成と労働基準監督署への届出義務を定めています。労働者の人数は雇用形態や勤務日数・時間数にかかわらず計算します。

また、営業所や店舗などの業務拠点（事業場）に1名しか社員がいない場合でも、会社全体として労働者が10名以上いれば就業規則を作成すべきだと考える意見が主流です。

会社全体の労働者数が10名未満でも、助成金などを申請するために就業規則を作成しているケースが少なくありません。

就業規則の役割とは

就業規則は労働条件や働くルール、そして会社・社員双方の行動基準を見える化する役割を持っています。

労働時間・休日や賃金などの労働条件は社員の暮らしに大きく関わるため、決定にあたっては客観的な基準が必要です。

社員の状況に応じた個別対応を検討する際も、ベースとなる基準がなければバランスの取れた対応ができず、不公平感を大きくしてしまいます。就業規則を作成することで労働条件に関する会社の考え方が明確となり、社員にとっても安心感につながるのです。

就業規則には社内の規律を保つと同時に、会社全体の目標達成をサポートする役割も持っています。社員の行動基準も明確化され、個人だけでなく組織全体のパフォーマンス向上にもつなげられます。

社員の問題行動が発生して注意指導や懲戒処分を実施しなければならない局面でも、就業規則があれば根拠をもった対応が可能です。
就業規則を活用して適切な労務管理を行う姿勢を示すことで、社員に安心感をもたらすだけでなく会社にとってもリスクマネジメントにつながります。

就業規則で記載が必要な内容とは

就業規則に記載が必要な内容は労働基準法第89条で明確にされており、「絶対的必要記載事項」と「相対的必要記載事項」に区分されます。

服務規律などのように事業場に所属する労働者全員に適用されるルールがあれば、任意記載事項として就業規則への記載が必要です。それぞれの内容を詳しく紹介します。

絶対的必要記載事項

絶対的必要記載事項は、会社と社員が共有の見解をもっておく必要がある内容です。1つでも記載がないと就業規則の不備となり、労働基準法違反として是正勧告や罰則を受けることになります。

・労働時間や休憩に関する事項
始業時刻・終業時刻や、1日あたり・1週間あたりの所定労働時間を記載します。明確化します。

パートなど短時間勤務の人がいる場合やシフト制を導入している場合は、想定されるすべてのパターンの明記が必要です。労働時間の代表的なパターンを例示した上で、具体的な勤務日時を個人ごとの勤務表で定める方式も許容されています。

・休日や休暇に関する事項
休日の日数や与え方、年次有給休暇や会社独自の休暇の付与方法や取得ルールを記載します。

休日の曜日・日数は労働基準法で決められていませんが、できる限り特定しておけば会社・社員どちらにもわかりやすいでしょう。育児・介護休業法で定められている、育児休業や介護休業などについての記載も必要です。

・賃金に関する事項
基本給や各種手当・通勤交通費といった、月ごと・週ごと・日ごとに支払う賃金の種類や決め方を記載します。

賃金の締め日・支払日や昇給・降給に関する定めも必須です。就業規則本体に賃金に関する事項の概要を記載してあれば、詳細を給与規程などの内規で定めても差し支えありません。

・退職に関する事項
定年や契約期間の満了など、退職の理由となり得る事項を記載します。労務トラブルを未然に防ぐため、後述する懲戒規定と合わせて解雇の理由や手続き方法を決めておきましょう。

退職の申出期限も記載事項の一つですが、あまりにも長すぎると社会通念とかけ離れていると判断されうるため、長くても3ヶ月以内にとどめておくのが無難です。

なお、退職の申出期限を定めた場合でも、民法第627条を根拠に申し出の2週間後の退職を求められる可能性がある点にも留意しておきましょう。

相対的必要記載事項

相対的必要記載事項は、会社としてルールを定めた場合に就業規則への記載が必須となる事項です。

・退職金に関する事項
退職金の支給対象になる社員の範囲や金額の決め方、支払方法を記載します。中小企業退職金共済（中退共）や福利厚生サービスを使った退職金積立を利用している場合は、その旨の明記が必要です。

・臨時の賃金や最低賃金額に関する事項
賞与や寒冷地手当・決算手当など1ヶ月を超える期間ごとに計算する賃金を支払う場合は、計算基準や支払方法を記載します。最低賃金額の定めは、日給や歩合給で働く人に対して、業務の有無や成果にかかわらず一定の賃金を支払うことをいいます。

・社員に負担させる費用に関する事項
給食代や駐車料金など、社員の自己負担になる費用の内訳や金額を記載します。社員にテレワークをさせる場合は、自宅での通信費・光熱費を負担させるかどうかも明確にしておく必要があるでしょう。

・安全衛生に関する事項
職場の整理整頓や保安規定などを記載します。定期健康診断やストレスチェックに関する内容や、感染症など就業を禁止する条件についても定めておきましょう。

・災害補償や業務外の傷病扶助に関する事項
労災保険や傷病手当金に上乗せして社員に補償を行う場合は、補償の基準や金額の記載が必要です。

・表彰や制裁に関する事項
長期勤続や優れた業績を収めた社員を表彰する際や、問題のある社員に懲戒処分を下す際の基準を記載します。ハラスメント禁止規定を設ける場合は、加害者に対して予定している措置についても明記が必要です。

・その他の事項
福利厚生や人事異動・出向など、すべての労働者に適用される事項を記載します。休職や人事評価に関するルールを定めている場合も、就業規則への記載が必須です。

任意での記載事項

就業規則には、会社のビジョンや規則を定める趣旨などすべての社員に周知徹底したい内容を記載しても構わないとされています。服務規律やクレドなど、社員の行動の考え方を積極的に記載する企業も増えてきました。

就業規則の3つの義務

せっかく就業規則を作成しても、社員全員に周知されていなければルールブックとしての効果を発揮できません。

就業規則の作成・周知や労働基準監督署への届出も労働基準法で義務化されており、不備があった場合には是正指導の対象となります。就業規則に関連する、3つの義務について解説します。

事業場ごとに作成する義務

常時10名以上の労働者を使用する事業場ごとに、就業規則の作成が義務づけられています。

労働者の人数は雇用形態や勤務日数・時間帯にかかわらず、事業場で毎月働いている人をカウントします。したがって、繁忙期だけ働く人や単発で働く人は「常時10名以上の労働者」には該当しません。また、派遣で働いている人は派遣元が雇用主なので、事業場の労働者の人数にはカウントしません。

なお、事業場とは会社全体ではなく、営業所や店舗・工場といった独立して業務を遂行する場所のことをいいます。建物単位でカウントするのが一般的ですが、同じ建物内でも業務内容が大幅に異なる場合は複数の事業場としてカウントするルールです。

例えば、工場内に販売所と診療所が併設している場合は、3つの事業場として考えます。反対に、事業場の規模が小さく業務の独立性が低い場合は、上位の部門とあわせて1つの事業所として考えます。

労働基準監督署に届け出る義務

作成した就業規則は、事業場を管轄する労働基準監督署への届出が義務づけられています。就業規則に関連する規定（給与規程や旅費規程など）も届出の対象です。同じ会社でも、事業場の管轄が異なる場合は提出先の労働基準監督署も変わります。

他の事業場と内容が全く同じでも事業場ごとに届け出る必要があるほか、後述する労働者の意見書も事業場ごとに作成する必要があります。

ただし、すべての事業場で本社と同じ就業規則を作成した場合は、本社を管轄する労働基準監督署への一括届出も可能です（本社一括届出）。

社員全員に周知する義務

労働基準監督署に就業規則を届け出た後は、社員全体に周知する義務もあります。すべての社員に就業規則の内容を説明して全文を渡すのが理想的ですが、事業場の全社員が集まる場所に掲示あるいは備え付ければ問題ありません。

全社員がアクセスできるグループウェアやクラウドストレージに、就業規則のデータを公開する方法もあります。社員が就業規則を見たいと思った時に、制限なく見ることができる環境づくりが必須です。

就業規則の法的効力とは

就業規則には、事業場に所属する労働者全体の労働条件を定めるという法的効力を持っています。雇用契約書で個別の労働条件を定める根拠としても活用されています。

しかし、前述した3つの義務を怠ったり、内容が労働基準法や各種法令に反していたりすると法的効力が認められないので注意が必要です。労働基準法で定める基準に満たない部分は無効とされ、労働基準法どおりに定めたものとみなされます。

また、雇用契約書に明記された労働条件が就業規則で定められた労働条件を上回っている場合は、雇用契約書の内容が優先されます。労働組合と会社（使用者）が取り決めた労働協約がある場合は、就業規則よりも優先される点にも留意しておきましょう。

就業規則の担当者が陥りやすいよくある落とし穴

厚生労働省の「モデル就業規則」をはじめ、書籍の付録など就業規則のサンプルが豊富です。しかし、サンプルの社名を変えただけだと自社の実態とかけ離れた就業規則となり、思わぬ落とし穴にはまってしまいます。

有給休暇の取得を例にすると、サンプルどおりに就業規則を作成した後に、これまで認めていなかった1時間単位の有給休暇を要求されることも考えられます。会社の実態に合わせて、サンプルの文言の変更・削除が必須です。

就業規則の作成・変更後に労働基準監督署への届出や周知を怠った結果、ルールの解釈にブレが生じて社員が混乱し、エンゲージメントも損ねるケースもみられます。担当者の理解が不十分なため、社員から質問されることを恐れて十分に就業規則を周知しない事例もあるようです。

就業規則の届出・周知を忘れないのはもちろん、社員からの質問に対して丁寧な説明を実践することが、会社への信頼につながります。作成担当者はもちろん、就業規則の作成・変更にかかわる人全員が就業規則の内容を熟知しておく必要があります。

就業規則の作成の流れ

就業規則を作成するには、従業員の意見を聞きながら社内ルールの現状や労務管理の課題を洗い出すのが大切です。労働基準監督署への届出や社内周知に向けた準備も必要となってきます。

ここでは、就業規則を作成する流れを紹介します。既に就業規則がある会社も、内容を改定する際には同じ流れで作業を進めましょう。

なお、厚生労働省では「モデル就業規則」を公表しており、条文例や作成上の注意点が詳しく書かれています。この記事と一緒に、参考にしてみてはいかがでしょうか。

1．労働条件や労務管理の課題を洗い出す

就業規則の原案を作成する前に、現状の労働条件や労務管理の課題を洗い出して就業規則に盛り込む内容をまとめます。

ルールとして不確定な要素も多い段階なので、就業規則の作成を担当する部門（人事部・総務部など）が主導となり、各部署の管理職を通じて情報を収集します。近年では就業規則を通じて社員全員に会社のビジョンを伝える会社も増えているので、経営戦略や目標についても確認しておくとよいでしょう。

2．就業規則の原案を作る

就業規則に盛り込む内容がまとまったら、原案を作成します。先述した絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項を網羅しているかどうかのチェックが欠かせません。

労働組合のある会社の場合は、労働協約との整合性のチェックも必要です。労働基準法や育児・介護休業法などの法令と整合性を取るため、最新の法改正情報も収集しておきましょう。

原案を作成する際は、厚生労働省のモデル就業規則や書籍に掲載されているサンプルを活用するのも効果的です。そのまま使用すると会社の実態に合わないルールとなりトラブルを招く恐れがあるため、会社のした実態に応じて必ずアレンジしましょう。必要に応じて、給与規程や育児・介護休業規程といった付属規程の整備も検討します。

就業規則の作成は会社の労働条件を見直すチャンスにつながりますが、一度設定した条件を変更・廃止するのは大変です。変更内容によっては社員のモチベーションにも影響するため、就業規則に盛り込む内容は慎重に検討しましょう。

3．従業員代表の意見を聞く

就業規則の原案ができあがったら、事業場ごとに従業員代表の意見を聞いて意見書を作成します。

すべての意見を就業規則に反映させる義務はありませんが、意見を取り入れなかった理由については丁寧に説明しておく必要があるでしょう。労働契約法で、労働条件が労働者と使用者の自主的な交渉で成立あるいは変更されると定められているからです。

従業員代表は、労働基準法の中で「労働者の過半数を代表する者」と定められており、公正な手続きによる選出が必要です。話し合いや挙手による選出が一般的ですが、投票や持ち回り決議などで選出する方法もあります。

ただし、会社から従業員代表を指名することはできません。また、管理監督者は従業員代表になることができませんが、選出への参加は可能です。

4．労働基準監督署に届け出る

従業員代表の意見を踏まえて就業規則の原案を調整した後は、事業場を管轄する労働基準監督署に就業規則の届出を行います。就業規則と従業員代表の意見書を2部提出しますが、受付印が押印された控えが返却されます。

電子申請（e-Gov）での提出も可能なので、複数のエリアに事業場がある会社が活用するとよいでしょう。
労働基準監督署では、絶対的必要記載事項の漏れや法令違反の有無をチェックしますが、内容の正確さまではチェックが行き届かないのが実情です。

就業規則の届出後に内容の不備に気づいた場合は、改めて従業員代表の意見聴取の手続きが必要となるので、届出前に内容を十分にチェックしておきましょう。

5．社員全員に就業規則を周知する

就業規則の届出を済ませたら、早い段階ですべての社員に就業規則を周知徹底します。社員がいつでも就業規則を確認できる環境づくりが義務化されているため、以下の方法での周知を検討します。

就業規則の施行日を定めている場合は、遅くとも施行日の前日までに周知を済ませておきましょう。

（1）事業場の見やすい場所に就業規則を備え付ける
（2）就業規則のコピーを社員に配布する
（3）グループウェアやクラウドストレージ上に就業規則ファイルを登録しておく

社員全体への説明会を開いたり、入社手続きで個別に説明したりして周知するのも効果的です。

就業規則を作成する際の注意点

就業規則を作成する際は、先ほどの「落とし穴」だけでなく以下の4点にも注意が必要です。

1．適用範囲が明確か

正社員とパートタイマー・契約社員といった雇用形態の違いに応じて、就業規則の適用範囲を明確にしておきましょう。

同一労働同一賃金を実践している会社でも、正社員と有期雇用契約者の賞与・退職金の考え方に差を設けているケースが少なくありません。適用範囲が曖昧だと、正社員と同じ待遇を要求されるリスクが出てきます。

近年では有期雇用契約から無期雇用に移行する社員も出始めており、無期雇用と正社員登用を混同する人もみられます。雇用形態ごとに独立した就業規則を作成するのも一つの方法です。

2．最新情報が反映されているか

就業規則の内容に、法改正などの最新情報が反映されているかのチェックも大切です。毎年のように最低賃金が改定される他、近年では有給休暇の取得義務化や残業代の割増率の変更なども実施されています。

古い情報のまま就業規則を作成すると、法令違反となるだけでなくコンプライアンス面でも問題視される恐れが生じます。

法律面だけでなく、社内で「暗黙の了解」となっているルールを洗い出した上で、最新情報として就業規則に反映させることも、ルールの客観性を高めるためには大切です。

3．労使協定の締結に漏れはないか

36協定をはじめ、1年単位の変形労働時間制など就業規則に関連する労使協定を結んでいるかどうかのチェックも必須です。

時間単位の年次有給休暇や1ヶ月単位の変形労働時間制などに関する協定のように、労働基準監督署への届出が不要な労使協定についても忘れずに結んでおきましょう。

労使協定の締結漏れがあった場合には、就業規則の法的効力が否定される恐れがあるので注意してください。

正しく就業規則を作成しよう

就業規則を作成する際は、労働基準法はもちろん各種法令の内容に違反しないよう注意が必要です。内容に不備があると法的効力が失われるだけでなく、労務トラブルに巻き込まれるリスクも高まります。

特に、労働時間・休日や賃金・退職に関する事項は絶対的必要記載事項として指定されており、就業規則への明記が必須です。労働者代表の意見聴取や労働基準監督署への届出といった手続きも確実に進める必要があります。

近年では、就業規則の中に服務規律や会社のビジョンを明記して、組織と個人両方のパフォーマンスを高めようと考える会社も増えています。
就業規則を作成する流れを十分理解した上で、規律ある会社づくりを目指しましょう。