シフト管理とは？シフト管理システムの機能や選ぶポイントを解説

シフト管理は、人数が増えるほど作成に時間がかかり、従業員の希望や事情なども考慮しなければならないため、負担の大きい作業です。

煩雑なシフト管理によって、管理者が本来行うべき業務にリソースを割けず、組織全体の業務効率を下げる原因になっている可能性があります。

そこで、エクセルなどの管理からシフト管理システムへ移行することで、シフト管理を効率化し生産性アップの効果が期待できるかもしれません。

今回は、そもそものシフト管理の概要、シフト管理システムの機能、システムを選ぶポイントやおすすめのシステムなどを紹介します。

シフト管理とは？

シフト管理とは、曜日や時間帯などがさまざまなシフト勤務の従業員の出勤日や時間を調整し、業務が機能するように管理する作業です。

主に飲食・接客業や医療福祉など定休日のない現場や、パート・アルバイト従業員の多い職場でシフト管理が必要になります。

シフト管理は業務を成立させるために重要な作業ですが、何人もの従業員の希望や条件を考慮しなければなりませんし、長時間労働・連続勤務の回避や、従業員の急な休みなどにも対応する必要があるので管理者の負担は小さくありません。

シフト管理の方法はエクセルとシステムの2つ

シフト管理を行う方法としては、エクセルといった表計算ソフトを使用するパターンと、シフト管理専用のシステムを使用するパターンが一般的です。

エクセル

エクセルを使う時は、縦に従業員の名前を羅列して横に1カ月間などの日にちを並べて表を作成し、枠に出勤の有無や勤務時間を記入するという方法が定番です。

誰がいつ出勤するのかが一目で把握できるだけでなく、合計の出勤日数や出勤時間を計算しやすいというメリットもあります。

シフト管理システム

シフト管理用に提供されているシステムを使う方法も便利です。

例えば、メッセージアプリからシフトの申請を受け付けてクラウド上でシフトを組み、WEB上で従業員にスケジュールを公開できるというタイプもあり、利便性の高いシステムが多くあります。

シフト管理を効率化するシステムの機能とは

シフト管理システムはさまざまな機能を持っており、シフト管理の悩みや負担を解消することが期待できます。ここでは、主なシフト管理システムの機能を見てみましょう。

シフト作成の機能

もちろんなことですがシステムの機能の中で、最も重要なのが、シフトを作成する機能です。

通常、シフト作成ではあらかじめ従業員から時間帯、曜日や休みなどの希望を募った上で、業務が回るようにバランスよく人員を配置する必要があります。

全員からシフト希望を募るのは手間ですが、便利なのは、従業員がシステム上で希望を入力すれば管理画面に自動反映される機能です。

また、あらかじめ曜日や時間帯などに必要な人数をパターンとして設定しておけば、それに従ってシフトを自動作成する機能もあります。

システムによっては、事前に必須人数などを設定しておけば、不足した場合にアラートで知らせることも可能です。

シフト共有の機能（店舗や本社との共有など）

作成したシフトを共有する機能も便利です。

エクセルなどのソフトで作成したシフトは、職場に張り出したり印刷したものを従業員全員に手渡したり、関連部署にメール送信したりなどという手間が少なくありません。

しかし、共有機能を備えたシフト管理システムであれば、従業員や関連部署にURLを知らせておくだけでインターネットからアクセスさせることができます。

スタッフ全員が同じ画面を確認できるのでシフト調整も容易になりますし、本社や店舗などと連携する手間が削減できるでしょう。

アプリと連携した機能（従業員が携帯アプリで使用できるなど）

アプリとの連携機能もシフト作成に役立ちます。

アプリとは、外部アプリと連携できるパターンと、スマートフォン用に専用アプリが提供されているパターンの2種類です。

外部アプリでは、例えばLINEと連携できるシステムがあり、従業員がLINE上で直近のシフトを確認できるものがあります。

専用アプリが用意されているシステムでは、従業員のスマホに専用アプリをインストールすれば、アプリを通してシフト希望の受け付けや確定シフトの共有ができるタイプもあります。

他機能との連携（打刻管理、給与計算など）

他の機能と連携して兼ね備えたシステムもあります。
例えば、打刻管理を備えているシステムでは、シフト管理と打刻を照らし合わせることで勤怠管理やスケジュールの予実管理が可能です。

また、確定シフトと時給を掛け合わせて概算給与を算出して人件費の管理ができるというシステムもあります。

シフト管理システムを選ぶ4つのポイント

シフト管理システムは、機能も料金もさまざまです。ここでは、自社に最適なシステムを選ぶための4つのポイントを紹介します。

業界に強いシステムを選ぶ

まずは、自社の業界とマッチしているシステムかどうかを確かめましょう。例えば、勤務時間が固定の場合はわざわざ勤務時間帯を確かめる機能はそれほど必要ありませんが、早朝や夜間といった二交代、三交代制の業務が多い場合は、勤務時間帯の管理がしやすいシステムの方が便利です。

また、シフトの調整が多いかどうかによって、使いやすいシステムは変わります。緊急で仕事が増減する可能性があり柔軟に出勤者を調整しなければならない職場であれば、メッセージ機能やシフトの共有機能が充実している方が便利です。

導入している他のシステムを確認する

社内に導入されている他のシステムも確認しましょう。シフト管理システムには、勤怠管理や給与計算機能が備わっている種類もあります。

これらは確かに便利ですが、すでに社内に同じシステムを導入しているなら重複してしまい、社内での混乱につながりかねません。

どこまでをシフト管理システムに求めるか、また既存のシステムから移行させて統合するかの兼ね合いは経理部門などとの調整も必要なため、既存の他システムとの連携を考えながら最適なシステムを選びましょう。

どこまでの機能を求めるか明確にする

シフト管理システムに、どのような機能を求めるかを明確にすることも大切です。シフト管理システムはさまざまな機能がありますが、それらを全て無料で利用できるわけではなく、多くの場合はオプションになっています。

便利そうだからといってあれこれ追加しても、結局は全てを使用せず費用が無駄になるという可能性もあるでしょう。システムを選ぶ際は、「シフト管理だけできればよい」「共有機能も欲しい」など、優先したい機能を決めると失敗を防ぎやすくなります。

料金形態の違いに注意

料金形態はシステムの種類によって大きく異なるので、しっかり確認しておきましょう。多くの場合、利用料は月額固定制か、あるいは人数による従量課金制に分けられます。

月額固定制なら大人数の職場でも安心ですが、従量課金制ではコストが膨らむ可能性もあるので注意が必要です。また、月額基本料の他にも、オプション料金、導入費用などが必要なケースもあります。

おすすめのシフト管理システム3選

ここでは、数あるシフト管理システムの中でもおすすめの3種類を紹介します。

ジョブカン

ジョブカンは、4万社以上に導入実績があるクラウド型勤怠管理システムです。

フレックスや裁量労働などあらゆる勤務形態に対応しており、サポート体制も充実しています。シフト管理、出勤管理、スマホ操作など機能は豊富で、必要なものだけをカスタママイズして導入できる点が便利です。

初期費用やサジョブカンポート費用は無料、月額利用料金は1ユーザーあたり200円からで、機能を増やすにつれて料金が加算されていきます。

jinjer勤怠

jinjer勤怠は、1万社以上に導入実績があるクラウド型勤怠管理システムで、大規模から中小規模の事業者に対応しています。

使い勝手の良さと手厚いサポート体制で99.4％という継続利用率です。機能はシフト管理や有休・残業時間の管理、労働時間の集計や各種申請などをリアルタイムで一括管理できるなどと充実しています。PCだけでなく、スマホなどのモバイル端末にも対応しているので、外出先からでも確認できる点が便利です。初期費用100,000円から、月額利用料金は1ユーザーあたり300円からで、無料トライアルも利用できます。

幹部の右腕

幹部の右腕は、従業員が250名以上のケースを対象としており、大人数のシフト管理に優れたシフト管理システムです。

特徴として、シフトエンジンが日頃の現場特性に合わせたモデルシフトに沿ってシフトを自動作成する機能があります。

また、確定シフトと実際の勤務とを比較して予実管理することも可能です。さらに、シフトの共有や勤怠・人事情報との連携もできます。

料金は問い合わせが必要で、お問い合わせフォームの入力により資料請求が可能です。

シフト管理システムを活用してムダな作業を削減しよう！

シフト管理は煩雑かつ負担が大きい作業で、悩まされる管理者も少なくありません。

しかし、シフト管理は専用システムを導入することで大幅に効率化する可能性があります。

シフト管理の方法に限界を感じている企業の担当者は、今回紹介したような機能や実際のシステムを参考にしながら、シフト管理の効率化について、ぜひ検討してみてください。