【上司必見】人事面談とは？目的や種類、質問例を解説

春は年度をまたぐので、人事評価の面談を実施する企業も多い時期です。面談は社員が設定した目標の進捗状況を確認し、上司はアドバイスや指導を行い、次の目標に向けた課題を可視化するのが目的です。

効果的な面談は社員の成長を促し、上司も目標達成で経営へ貢献します。タイムリーな目標修正も可能で、双方が前向きなコンセンサスを得る過程でコミュニケーションも強化できます。

面談での評価は、社員の昇給や昇進を決めるだけでなく、エンゲージメントを高める上でも重要な役割を果たします。

組織も活性化して生産性が向上し、企業業績のアップにもつながるものです。

今回は、面談で上司と部下が注意すべき点を考えます。

人事面談とは？意味や面接との違い

人事面談とは、評価や能力を確認したり、業務上の認識をそろえたりするために行われる面談であり、上司と部下が1対1で話すものです。

面談では、人事担当者と社員がお互いに情報を共有し、成長を促したりモチベーションを引き出したりするなど、動機づけを目的に実施されることが多いです。面談を行うことで社員の強みや弱みを理解し、キャリア形成やスキルアップのために役立てることが求められています。

面談と似た言葉で「面接」がありますが、面接は応募者の中から適した人材を選ぶために行うものです。面談が相互理解のための話し合いである一方、面接は相手を評価するためのプロセスです。面接では求職者が自己アピールをし、企業が合否を判定します。

基本的には面接官が質問し求職者が答えるスタイルで、質疑応答から求職者の性格や業務に対する適正・意欲・スキルなどの確認を行うために実施されます。とはいえ、同時に求職者が企業を判断する場でもあるため、求職者側から企業へ対して質問することもあります。

人事面談の種類

本章では、人事面談の主な5つの種類を紹介します。

1. 1on1面談
2. フィードバック面談
3. 中間面談
4. 目標設定面談
5. 面談の効果的な進め方

実施目的やタイミングなどを考慮し、適切なものを選びましょう。

1on1面談

1on1面談とは、上司と部下の一対一で行う面談です。人事評価に直接的に関わるものではないとされ、部下の現状を把握し能力を引き出すなど、人材育成のために活用されます。

1〜2週間に1回や月1回などの短いサイクルで実施することで、部下のモチベーション管理や効率的な人材育成に効果的です。対話を通じて密なコミュニケーションを図り、上司が部下に寄り添う形で実施するのが望ましいとされています。

フィードバック面談

フィードバック面談とは文字通り、上司から部下へ評価結果をフィードバックするためのものです。評価期間ごとの結果を共有し、課題や改善点を明確にすることが目的です。上司と部下が一緒に振り返りを行い、今後どのようなアクションが必要かを話し合います。

上司はただ結果を伝えるだけでなく、部下の成長を考えて対話を進めることが求められます。

中間面談

中間面談とは、評価期間の途中で進捗状況の確認や目標を再確認する面談です。評価期間が長期にわたると当初の目標を忘れたり、進捗が滞ったりすることもあるでしょう。中間地点で面談の機会を持つことは、モチベーションの維持にも役立ちます。

評価期間の後半に向けて課題がある場合は洗い出し、解決策を話し合える良い機会となります。

目標設定面談

目標設定面談とは、上司が部下の目標を確認して設定する面談です。必要があればアドバイスや修正も行います。目標は漠然としたものではなく、具体的に「いつまでに」「何を」「どこまで」行うかを明確にする必要があります。

また、業務の遂行にあたり課題や不安がある場合は双方で共有し、上司がアドバイスして解消できるでしょう。目標設定面談は必要に応じ、年に1〜2回程度実施されます。

人事面談で得られる効果

人事面談は、社員とのコミュニケーションをはかれる大切な機会ですが、それだけでなく育成や人事評価でも効果を期待できます。

人事面談で得られる効果は、以下の4つです。

• 社員の意見を聞ける
• 社員の実力を確認できる
• キャリアプランや育成計画に役立つ
• 信頼を築きハラスメントを防止する

それぞれ詳しく見ていきましょう。

社員の意見を聞ける

普段から社員とコミュニケーションが取れていても、業務に対する考えや不満までくみ取れるわけではありません。そのため面談は社員の本音を聞き出せるチャンスでもあります。

面談の機会を設けることで、日々の業務量は適切か、人間関係に不満を抱いていないかなど、日々の業務内では察することが難しい内容を聞けるかもしれません。

面談を通じて社員が抱える悩みや不満を解消できれば、退職の抑制や社員のモチベーション向上にもつながりますよ。

社員の実力を確認できる

社員の実力は、報告書やデータだけでは判断できません。業務はチームでこなしいくものですが、フロントに立って積極的に行動できる人もいれば、そのようなフロントを陰ながら支える縁の下の力持ちが得意な人もいます。

人事面談では、目標達成に向けたプロセスにおいて、その人がどんな動きをし、どのように業務に貢献しているかを知れるでしょう。

また、得意な面だけでなく、苦手な業務や足りていないスキルを把握することもでき、社員の成長を促すきっかけ作りにもなりますよ。

キャリアプランや育成計画に役立つ

社員が将来どのようなキャリアを目指しているのかを知ることは、人材育成の中でも大切な指標です。

人事面談を定期的に行い、社員の希望や実力を確認しながら、どのようなキャリアアップを目指していくのか認識を合わせることで、その人に合った育成計画を立てられます。

信頼を築きハラスメントを防止する

上司と部下の関係は、たとえ仕事上の付き合いであっても信頼関係が構築できていないと成り立ちません。

信頼関係を築けている間柄なら大きな問題にならない声掛けも、信頼関係が築けていない相手にとってはハラスメントと捉えられることもあるでしょう。

信頼関係を構築するためには日ごろからのコミュニケーションが大切ですが、日々業務に追われなかなかコミュニケーションに時間がかけられないのが現実ではないでしょうか。

その問題を解消するために、面談というスタイルでコミュニケーションを取る機会を作っていくことが大切なのです。

人事面談を実施する4つの目的

人事面談を実施する目的は、以下の4つです。

1. 人事考課
2. 人材育成
3. 動機形成
4. マネジメント改善

それそれどのような目的なのか、紹介します。

1. 人事考課

人事考課とは、昇降格や給与を検討する目的で行う、従業員の業績やスキル、勤務態度などの分析です。一般的に、人事面談の中で人事考課が行われます。ちなみに人事考課は、従業員の処遇を決定する人事評価とはまた別のプロセスです。

2. 人材育成

人事面談には人材育成の役割もあり、面談を通して成果や課題の特定を行います。強みや弱み、会社がどのようなことを求めているのかなどを客観的に把握できる場となるでしょう。面談で従業員の強みや優れた点を積極的に取り上げることで信頼感が伝わり、部下の成長へとつながります。

3. 動機形成

人事面談をうまく活用することで、従業員のモチベーションアップも期待できます。部下それぞれの動機付けとなるポイントを把握し、伝え方を工夫してみましょう。本人の「やりたい仕事」「なりたい理想像」などを共有し、仕事の意義を説明する良い機会です。

4. マネジメント改善

人事面談にはマネジメント改善の目的もあります。一緒に仕事をするチームやメンバー、上司との関わり方を見直す機会となるでしょう。目標や計画を振り返り、結果の分析も重要です。計画立案や業務の進め方などの改善点を見つける機会としても活用できます。

人事面談のメリット

人事面談のメリットは以下の2つです。

• 社員のパフォーマンスアップにつながる
• 社員の内に秘めた思いが知れる

メリットを知って、人事面談の有用性を確かめましょう。

社員のパフォーマンスアップにつながる

人事面談を実施すると、社員が目標を明確化できたり、ポジティブなフィードバックを受けたりできるためパフォーマンス向上につながります。

パフォーマンスを引き出すためには、目標を設定し定期的なフィードバックを受けるのが重要です。

• 自分の目標にどれくらい近づけたか
• 目標をクリアするために何が必要か

定期的にフィードバックすることで、部下のパフォーマンスを向上させるきっかけになります。

また、部下のポテンシャルが発揮できない理由が社内にある場合、積極的に解消していくことも求められます。フィードバックを通じて、部下と信頼関係を高めていきましょう。

社員の内に秘めた思いが知れる

人事面談をしていくとマンツーマンで話す機会が増え、社員の考えを上司が知るきっかけにもなります。

• どういう思いで仕事に取り組んでいるのか
• 仕事上で困難になっていることはないか

ただし、面談のスタイルによって社員が本音を話せないケースもあるので注意が必要です。たとえば、共感の姿勢がなく一方的なダメ出しや社員の意見を聞こうとしない態度では、腹を割った話はできないでしょう。

そのため、上司は意見交換やサポートする姿勢を強調して、社員が安心して話せる場を作る努力が必要です。

人事面談のデメリット

人事面談のデメリットを紹介します。具体的には、以下のとおりです。

• 社員のモチベーションを下げるおそれがある 
• 目的のない面談で終わってしまうおそれがある

人事面談の方法を間違えると、人事面談によって部下との関係性が悪化してしまいかねません。本章ではデメリットとあわせて対策も紹介します。

社員のモチベーションを下げるおそれがある

人事面談は上司の態度や対応によって、社員の受け取り方が大きく変わります。たとえば、ネガティブなフィードバックばかり行ったり、特定の社員だけ高い評価を与えたりするケースです。社員は不公平感を感じ、人事面談をストレスに感じてしまうでしょう。

そのため、上司は以下のような姿勢で人事面談に取り組むべきです。

• 社員の話に耳を傾け、話しやすい環境づくり
• ネガティブなアドバイスだけでなくポジティブで建設的なアドバイスを心がける
• 達成可能な目標を提案する

人事面談を実りある場にできるようにしましょう。

目的のない面談で終わってしまうおそれがある

人事面談を行っても、何も改善されずただ会話をしただけで終わるケースも実際にあります。面談をする理由と重要性を、上司と部下が理解せず実施してしまうためです。
対策は、面談の重要性を繰り返し部下に伝え、上司も準備を怠らないことです。双方が人事面談に真剣に取り組める関係を構築しましょう。

人事面談における3つの評価ポイント

人事面談における評価ポイントは、以下の3つです。

1. 能力評価
2. 成果評価（業績評価）
3. 情意評価

評価ポイントを理解して、人事面談の仕組みを理解しましょう。

1. 能力評価

能力評価とは、従業員のスキルや知識といった能力を基準に評価すること。給与面に直結する評価ではなく、あくまで一人ひとりの成長や育成を目的に実施されます。

チームワークやリスクマネジメント能力、コンプライアンス意識なども評価の対象となります。

2. 成果評価（業績評価）

成果評価（業績評価）とは、成果や業績をもとに行われる評価です。ここでは「目標達成率」「顧客獲得件数」など、目標ごとに達成した客観的な数字を見ていきます。

成果を出した従業員には昇進・昇格、給与アップなどのチャンスとなり、モチベーションアップにもつながります。

3. 情意評価

情意評価とは、組織への貢献度を評価することです。会社の理念に基づいて仕事をしているか、勤務姿勢は良いかなどの観点から評価します。

ほかの評価に比べて定量化しにくいのが難点ですが、数字に表れにくい組織への貢献度を評価することで、従業員のモチベーションアップが期待できるでしょう。

人事面談の効果的な進め方

前述のように、面談は上司と社員の双方が前向きなコンセンサスを得るために実施するので、社員が話しやすい環境を整える工夫も大切です。

まして人事評価を前提とした一対一での面談となると緊張するものです。冒頭では仕事以外の話題で社員の緊張を和らげる雰囲気づくりも大事なことです。

冒頭で社員の緊張を和らげたら、まず部下の自己評価からスタートします。社内に専用の書式などがあれば面談はスムーズに進みます。無くても事前に目標への達成度や、良い点・悪い点などの自己評価を記入した書類を準備しておくと有益です。

そして、上司から社員の評価や課題、改善点などを伝えます。その際、大事なのは判断理由です。部下の自己評価と大きく差がある場合は問題点を話し合い、双方で擦り合わせて最終的な評価とします。

最後に、上司は部下に今後の目標や将来的な志望なども聞いておきましょう。その際、企業の方針や目標、ビジョンに沿うことが大切で、社員と企業の目標を共有することが方向性をブラさないために重要です。

面談後は、課題や改善点、設定目標などについて日常的に部下の状況や個性に合わせてアドバイスや指導します。折に触れてコミュニケーションする機会を設けることで、社員は常に目標を意識し、達成に向けて貢献意欲を高め、双方の信頼関係も深まります。

人事面談では何を話す？ 具体的な3つの質問例

人事面談で何を話すべきか、上司から部下への具体的な質問例を紹介します。

1. いま抱えている課題は何か
2. 目標に対してどのように取り組み成果を出したか
3. 今後のキャリアプランは考えているか

具体例を知って、質問の精度を高めましょう。

1. いま抱えている課題は何か

いま抱えている課題を質問すれば、部下が困難に感じることを把握できます。たとえば、チーム内でコミュニケーションを取りづらい環境であったら、どのようにすればコミュニケーションを円滑にできるのか対策できます。

また、課題と改善点を明確にし、部下に別の視点でアドバイスもできるはずです。抱えている課題に適切に対処し、部下との信頼関係を向上させましょう。

2. 目標に対してどのように取り組み成果を出したか

次に、目標に対しての取り組みへの質問です。この質問をすることで、以下のような内容の理解に活かされます。

• 目標設定と計画立案：目標達成に対しどのようなスケジュールを立て、行動するのか理解できる
• 課題解決能力：目標達成で生じた課題をどのように解決するのか理解できる
• 自己管理能力：目標達成に対し、進捗をどのようにコントロールし、必要に応じ軌道修正できるか理解できる

上記のような、能力を測る手助けになります。

3. 今後のキャリアプランは考えているか

今後のキャリアプランを考えているか質問することで、部下が描く将来像を把握できます。具体的には、以下のような内容です。

• 異動や昇進の希望
• 特定のプロジェクトへの興味・関心
• 取得したいスキルや資格

また、キャリアプランを考える上で、これまでの振り返りや自分の強みを明確にする作業が必要です。そのため、自己分析できているか理解することにもつながります。

上記質問は、部下に必要なサポートをするきっかけになるだけでなく、部下の成長を促す役割を果たすでしょう。

面談で部下が納得するポイント

面談の結果に部下が納得するには、上司は可能な限り主観を排し、一方的な判断とならないことを心がける必要があります。

上司は部下の成長を念頭に置き、一方通行とならないよう質問形式で社員の考えを聞いてから自らの判断を示す支援型のマネジメントを忘れてはいけません。
その際、初めに結論ありきとならないように、真剣に部下と向き合って話を聞くことが欠かせません。

成果が出なかったケースでも、課題や改善点の指摘だけでなく、社員から背景や行動なども聞いた上で、過程での努力や成長を評価することも大事な要素です。

上司は部下のスキルや長所を把握することで、よりスキルアップさせることも可能です。また、次に目標を達成するためにはどうすればよいのか、具体的な行動レベルまで落とし込むことが大切です。どのような行動改善をすればよいのかが具体的になると、より目標の達成イメージが明確になります。

部下の信頼と納得を得ることで、より部下のエンゲージメントは高まります。成果が出ない時こそ面談で人間関係や悩みを引き出し、コミュニケーションを取ることで部下を自律型の人材へと育成する次へのステップとなります。

面談で社員が上司に評価されるポイント

・ アポイントは上司の都合が優先
上司も多忙なので、都合を聞いて面談のアポイントを取ります。原則として、面談では上司の都合が優先します。上司から部下の希望日時を聞かれても、常識的には上司の都合に合わせて調整するのが礼儀です。

・ 事前に面談の準備
限られた時間で行われる面談では、大切なことを上司に分かりやすく伝える努力が必要です。そのために準備は欠かせません。

具体的には何をどう伝えるかなどポイントを絞って、明瞭で簡潔に伝わるように、事前に想定される問答などを整理しておきます。

・ 親しい上司でも礼儀をわきまえる
面談では、相手が親しい上司であっても礼儀や敬語という社会人の基本的なマナーを忘れてはいけません。

上司との面談で評価が高くなるのは、社員の意欲や成長を実感できる場合です。上司は面談を通して部下のすべてを評価します。今後への意欲や成長を感じると、人材育成の視点から期待します。

部下はしっかり事前準備をしてベストを尽くし、意欲や成長を伝える姿勢を忘れないように心がけて、実りある面談としてください。上司も面談を通して、自らをより高次のマネジメントレベルへ引き上げることを目指してください。

人事面談で部下が話したくなる4つのフレーズ

人事面談では、部下が話したくなるようなフレーズを効果的に活用しましょう。ここでは4つのフレーズを紹介します。

1. 「日々の努力が成果につながったね」
2. 「この点を改善するためにはどうすればいい？」
3. 「こういう点があなたの強みですよ」
4. 「一緒に考えてみよう」

面談時や日頃のコミュニケーションなどで積極的に使ってみてください。

1. 「日々の努力が成果につながったね」

日々成長していることを部下に知らせることは、部下の自信につながります。上司が部下を見守り、部下の考えや行動を認めていることを伝えられるフレーズです。

2. 「この点を改善するためにはどうすればいい？」

時には、部下が自発的に考えられるような問いかけをするのも効果的です。部下が気づいていない点を補えるよう、問いかけをしながら自然とアドバイスもできます。

3. 「こういう点があなたの強みですよ」

部下自身が気づいていない強みを伝えることで、自己理解を助け自信を持たせることができます。また、上司から「見てもらえている」と気付けば、部下も心を開いて話せるようになるはずです。

4. 「一緒に考えてみよう」

上司からこのような言葉をかけられたら、部下は「上司が同じ方向を見てくれている」と感じられるでしょう。信頼感と安心感が得られ、上司・部下の関係性の構築に役立ちます。

人事面談を行う上司の3つの注意点

人事面談をする際に気にするべき注意点を3つ紹介します。

1. 上司は聞き手になることを意識する
2. 人間性やプライベートな話は避ける
3. 自分の考えを話せる質問をする

人事面談を最大限に活かすため、上司はこれから紹介するポイントに気をつけましょう。

1. 上司は聞き手になることを意識する

部下からの信頼を得るためには、まず「話を聞く」ことが大切です。人事面談で上司が持論を一方的に披露する良くないケースも見られますが、考えを押しつけるのではなく、あくまで部下との対話が目的であることを意識しましょう。

上司が話してばかりの面談では話を深められず、部下との信頼関係は生まれにくいもの。聞くこと8割、話すこと2割程度と考えておくとよいでしょう。

2. 人間性やプライベートな話は避ける　

人事面談とは業務の改善や部下の成長・育成のために行うものなので、人間性を問う質問やプライベートな話は避けましょう。特に、上司が「この部下とは日頃からうまくコミュニケーションを取れている」と思っている場合、面談でもプライベートな話題に触れやすいので注意が必要です。

ただし、プライベートのことを深く詮索するのはNGですが、ライフステージの変化はキャリア形成にも関係してくるため、業務に関わる場合のみ、必要最低限の質問をするのは良いでしょう。

3. 自分の考えを話せる質問をする

人事面談では、部下が自分の考えを話せる質問をしましょう。「はい」「いいえ」の2択で答えられる質問はせず、部下本人の気持ちがわかるような質問をして、本人の気持ちを汲み取ることが大切です。

とはいえ、答えるのがあまりにも難しい質問もNG。あまり深く考えずに答えられるようなシンプルな質問を用意しておきましょう。

ポイントを押さえて人事面談に臨もう

人事面談には人事考課、人材育成、マネジメント効果、動機形成などの目的があり、効果的に実施することで従業員のモチベーションをアップさせたり、隠れた能力を引き出したりすることもできます。

面談の進め方は一通り確立されてはいますが、従業員一人ひとりに合わせて内容を調整することも大切です。この記事で紹介した人事面談のポイントをぜひ参考にしてみてください。

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