採用担当者とは？仕事内容、向いている人の特徴、採用の方法など紹介

採用活動の中心に立ち、採用目標を達成するために仕事をする採用担当者。その役割は、単に採用実務をこなすだけでなく、採用戦略の策定から新入社員のフォローまで多岐にわたります。多様なスキルが求められるポジションですが、どのような特性を持った人が向いているのでしょうか。

本記事では、採用担当者の仕事内容や向いている人の特徴にはじまり、採用担当者が知っておくべき採用手法や成功のポイントも紹介します。

採用担当者とは

採用担当者とは、自社の採用ターゲットとマッチする人材を獲得すべく、中心となって採用活動を推進する社員です。

書類選考や面接日程の調整といった実業務だけでなく、採用計画の策定や採用条件の選定など、戦略面も担当します。経営層や現場社員と密にやりとりする必要があることから、コミュニケーション能力が求められるポジションといえます。

人事担当者との違い

人事には、採用のほかにも、育成、人員配置、人事評価、労務管理といった役割があります。採用担当者は採用業務に特化して従事するのに対して、人事担当者はこれらの役割を総合的に担います。

大企業では各役割にそれぞれ専任の担当者がいることも珍しくないですが、中小企業では人事担当者が採用も含めた全ての役割を包括的に担当するケースが多くなります。

採用担当者の仕事

採用担当者は実際にどのような業務を遂行するのか、代表的な仕事内容を紹介します。

採用計画の立案

採用計画は、経営戦略や事業目標を達成するために「どのような人材が・いつまでに・どのくらい必要なのか」といった観点から策定されます。そのため、採用担当者は経営者の描くビジョンや理念を深く理解し、現実とのギャップを把握しなくてはいけません。

計画とあわせて、期日から逆算して採用スケジュールを立案します。新卒採用か中途採用か、採用条件の難易度、目標人数などによってスケジュールは大きく変動しますので、まずは明確な採用計画が必要です。

採用条件の策定

求める人材の要素を洗い出し、採用条件として言語化することも採用担当者の役割です。採用条件には、保有スキルや経験年数といった定量的なデータから、人柄や価値観といった定性的なデータまで含まれます。

採用条件を基準として面接や選考が進められますので、適切な人材の採用ができるよう、明確な採用条件を設定することが重要です。

採用手法の選定

業種・職種やターゲット層の属性、予算を考慮した上で、最適な採用手法を選択します。

たとえば、多くの求職者と接触したければ求人媒体や説明会、特定のスキルを持った人材にピンポイントでアプローチしたい場合はエージェントやダイレクトリクルーティングなど、自社の採用条件に合わせて手法を選びます。

採用活動の実施

採用計画に基づいて、実際に選考や面接などの実業務を遂行するのも採用担当者の仕事です。

書類選考、媒体管理、求人票の作成、メール返信などの応募者対応、各部門との面接日程調整、面接官の育成・フォロー、説明会の準備・実施、SNS運用など、業務は多岐にわたります。

内定者フォロー

新卒採用においては、内定者フォローも業務の一環です。採用売り手市場が続く昨今では、内定辞退率が6割程度とも言われており、内定者の不安や疑問を丁寧に解消して、内定辞退を防止する活動は重要な任務となっています。

具体的には、内定者や社員の交流イベント、内定者アルバイトや研修、定期的な面談や食事会などの企画・実施を担当します。

採用担当者に向いている人の特徴

様々な役割を担う採用担当者には、どのような人が向いているのでしょうか。採用担当に適している人の特徴を4つ紹介します。

多様な社員とコミュニケーションがとれる

最も大切なのは、どのような立場、属性の人とも分け隔てなく接し、丁寧に言葉を交わしてコミュニケーションがとれる能力です。

採用担当者は、経営層や現場担当者と議論を尽くし、どのような人材を求めているのかヒアリングできる力が求められます。ほかにも、面接や説明会を通じて応募者に親しみを感じてもらったり、面談で社員の不安を聞き出したりできなくてはいけません。

社内外の様々な人と対話し、考えや気持ちを理解する能力は最も大切といえます。

論理的な思考ができる

採用担当者のミッションは、採用活動を通して事業成功に必要な人材を充足し、経営目標の達成に貢献することです。そのため、経営者の描くビジョンや理念を深く理解し、その達成のために何が必要なのか、どのような施策が最も効果があるのか、要件を整理して結論を導く能力が求められます。

説明力が高い

採用担当者は、社内外の様々な人物に対して物事を説明する機会が多くあります。そのため、採用条件や求める人物像を面接担当者に説明したり、自社の魅力を応募者にアピールしたり、相手のレベル感に合わせてわかりやすく説明できる能力が必要です。

単に順序だてて説明できるだけでなく、情報を取捨選択する力や、適切な語彙を選択する力も重要になります。

先入観にとらわれない

面接においては、応募者が自社の求める人物像と合致するのか冷静にジャッジできなくてはいけません。事前情報から「多分こういう人だろう」と決めつけるのではなく、客観的に事実を判断できる人が向いています。

質問から得られた情報を整理し、書類からは判断できない定性的な情報を見抜く能力を持った人は採用担当者に適しているでしょう。

採用担当者が知っておきたい採用方法

採用担当者は、自社の採用条件や社内体制に適した採用方法を、的確に選定できなくてはいけません。ここでは、基本的からトレンドまで、7つの採用方法を紹介します。

求人媒体

求人媒体とは、求人情報を掲載できる媒体のことで、求人サイト、新聞の折り込みチラシ、求人情報誌などがあります。特に近年はインターネット上に掲載できる求人サイトが主流。様々な企業の求人情報が掲載されているWebサービスです。多くの求職者が利用しているため、母集団の数を確保するための基本的な採用手法といえるでしょう。

ITや医療などの業種特化型や、ハイクラス人材特化型、収入層特定型など、多様な求人媒体が登場しているので、自社に適したサイトを選ぶことが重要です。

ハローワーク

ハローワークは、厚生労働省が管理する職業紹介事業です。求人掲載や人材採用時に費用がかからず、完全無料で利用できるため多くの企業が活用しています。

ただし、誰でも利用できるサイトですので、ターゲット層とマッチすることが難しい側面もあります。また、母集団を確保するのにも難点があるでしょう。多くの人材から求めるスキルを持った人材を確保したい場合は、他の手法も検討したほうがいいでしょう。

人材紹介・エージェント

人材紹介は、紹介会社が保有する人材データベース上から、自社の採用要件とマッチする人材を紹介してもらえるサービスです。特定のスキルや経験を持った人材を採用したい場合など、求める人材をスピーディに採用したい場合におすすめの手法です。

注意点としては、コスト高になりやすい点があげられます。採用者の想定年収の3割が紹介料の相場となっていますので、予算を考慮しながら利用してください。

自社サイト

自社サイトによる採用活動とは、自社のホームページ内に求人情報を掲載し、求職者の応募を待つ方法です。求人媒体と違い自由なフォーマットで自社の魅力や個性をアピールできるため、他社と差別化をはかれます。個性的なデザインや意外性のある仕掛けをホームページに施し、求職者の興味を喚起している企業もあります。

ただし、ただページを開設しただけではターゲットのアクセスを集められませんので、SNSや説明会など他の集客施策と組み合わる必要があるでしょう。

ダイレクトリクルーティング

ダイレクトリクルーティングとは、人材データベース、SNS、社内の情報源などのリソースから自社のターゲット像にマッチする人材をピックアップし、企業側から直接アプローチをはかる手法です。あらかじめ採用条件に合致する人材を絞り込んでアプローチできるため、確度の高い採用を実現できます。

採用コストを抑えやすい手法ですが、スカウトメールの送信や応募者とのコミュニケーションなど、採用担当者のスキルが求められる側面もあります。

リファラル採用

リファラル採用とは、社員の友人や知人を紹介してもらう方法です。社員を通して自社の理解を深めてもらえ、また企業側も応募者の人柄や能力を把握しやすいため、マッチ度の高い採用が実現できます。

外部の媒体やサービスを通さず採用するため、採用コストを抑えたい企業におすすめの手法です。

SNS

Twitterやインスタグラムを活用して求職者と広く接点を持つ「ソーシャルリクルーティング」もトレンドの手法です。人材データベースに登録していない人にも幅広くアプローチできるため「いい会社があれば転職したい」と考えているような転職潜在層にも自社の存在を訴求できます。

オフィスの風景や社内イベントなど、画像や動画を駆使して求職者が自社を身近に感じるような投稿が効果的です。

採用担当者が採用に失敗しやすいポイント

採用担当者が気を付けるべき、採用活動においてよくある失敗パターンと注意点を解説します。

採用人数に対して母集団の数が足りていない

採用目標人数を充足させるためには、最低でも10～20倍の母集団を形成しなくてはいけません。そもそもの応募が少なく、母集団形成に失敗している場合は、求人の内容や募集方法に問題がある可能性があります。

採用条件を厳しく設定しすぎている、求人で自社の魅力が訴求できていない、媒体選定を誤っているなどの原因が考えられますので、イチから採用戦略を見直してみましょう。

選考途中の辞退が多い

求職者は複数企業を並行して就職活動を行っていますので、選考途中の辞退はよくあることです。しかし、あまりにも割合が高い場合は、求人内容や募集要項を再検討したほうがいいかもしれません。

特に重要なのが、求職者への返信や選考の結果出しのスピード感です。自社の入社動機を高めるにはやりとりのスムーズさが重要ですので、見直しをはかりましょう。

早期辞退率が高い

1年以内での早期離職が多い場合は、採用時に抱いていた自社のイメージと入社後のギャップが原因かもしれません。

自社の魅力付けは大切ですが、デメリットになりうる情報を隠しては入社後のギャップを招きます。採用時にできるだけ情報をオープンにし、ミスマッチをなくすよう心がけましょう。

採用担当者が採用に成功するためのポイント

反対に、採用を成功させるために意識すべきポイントを3つ紹介します。

採用条件の見直しをはかる

優秀な人材がほしいからといって、採用条件を増やしすぎたり、厳しすぎたりしては母集団の数を確保できません。優秀と思われる要素をあれこれ詰め込まず、自社にとって本当に必要なのはどの要素なのか、条件を取捨選択しましょう。

また、経営層の理念やビジョンも大切ですが、実際に育成を担当する現場社員の意見も重要です。ヒアリングには十分な時間を割き、自社ならではの採用条件を策定してください。

自社に最適な採用手法を見極める

母集団形成に問題がある場合は、実施している採用手法に問題があるかもしれません。例えば、大手の求人サイトは利用者数が多い一方、他社に埋もれてしまいターゲットの目にとまっていないかもしれません。

「有名だから」「評判がいいから」といった理由で利用するサービスを決めず、ターゲットの属性を考慮の上、最適な採用手法を検討しましょう。

評価制度や育成制度を見直す

採用計画は、人を採用したら達成されるわけではありません。ポテンシャルの高い人材を採用しても、その人材が期待通りに成長し、自社に定着しなければ目標は達成できないのです。

採用した人材の育成や定着率に問題がある場合は、人事評価制度や育成制度の見直しを検討しましょう。社内制度が充実していると、社員のエンゲージメントが向上し、離職防止につながります。

→人事評価制度の再構築についてお困りの方はぜひ、あしたのチームまでご相談ください！

採用担当者の育成が成功のポイント

採用担当者は、単に採用に関する実務を担当するだけでなく、経営戦略を深く理解して社内人材の充実を図る存在です。経営層だけでなく現場社員や求職者と密なコミュニケーションをとり、必要な採用条件を言語化して、社内外に説明する能力が求められます。

また、人を採用するだけでなく、採用後の人材定着を目指す活動も役割のひとつです。離職率が高く、人材が定着しない場合は、社内制度に問題があるかもしれません。採用フローだけでなく、人事評価制度や育成制度についても見直しをはかるとよいでしょう。