【仕事内容】人事部とは？総務部との違いや3つの役割、担当者に求められるスキルを解説

「企業は人なり」という言葉があるように、企業の成長は、そこで働く「人」によって大きく左右されます。そして、その「人」に関わる重要な役割を担うのが「人事部」です。

採用、育成、評価、労務管理など、人事部の業務は多岐にわたり、企業の成長を陰ながら支える重要な役割を担っています。近年では、従来の枠を越え、経営戦略と連動した「戦略人事」を担うなど、その重要性はますます高まっています。

本記事では、人事部の仕事内容や役割、必要性、そして、これからの時代に求められるスキルについて詳しく解説していきます。人事という仕事の魅力や可能性、そして、組織における重要性を再認識するきっかけとして、ぜひ最後までお読みください。

人事部とは

人事部とは、企業のなかで社員の採用や研修を担い、人事評価制度の設計・運用や、社員の労務管理を担当する部門です。重要な経営資源である「ヒト」を引き受ける企業の中心部でもあります。

人事部が企業の中で重要な役割を果たすのは、経営戦略と人事戦略が密に連動するものだからです。どのような人を採用したいのか。どんな風に育ってほしいのか。こうした方向性は、経営戦略に沿って決定されます。

そのため、人事部長は経営者や経営幹部と連絡を取り合い、人事戦略に沿った動きを決定します。人事部に所属する人事担当は、採用や研修など、人事戦略から細分化された業務を行います。

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人事部の5つの役割

人事部は人材を扱う企業の管理部門として、主に以下の役割を持っています。

• 採用
• 教育・研修
• 人事評価

また、以下も場合によっては人事部の役割の範疇となるでしょう。

• 労務管理
• 給与計算

以下に、それぞれの役割について説明します。

1. 採用

企業の経営戦略・事業計画に沿って、年間の採用計画を策定します。計画をもとに、新卒採用・中途採用・アルバイト採用・派遣社員の手続きを遂行するのが人事の役割です。

企業説明や面接の実施、内定承諾に関する入社手続きを採用業務として行い、入社後に発生する社会保険の手続き等は、労務管理に引き継がれるのが一般的です。

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2. 教育・研修

内定者研修や新入社員研修など、企業に入社した社員に対する教育や、管理職向けのマネジメント研修、業務に必要なeラーニングの手配など、さまざまな教育プランを策定し実行します。

人材戦略にあわせ、個々の社員の能力を高めたり、やる気を刺激し組織を活性化したりする役割を果たします。

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3. 人事評価

社員の成果を公平・適切に評価するための制度を設計し、組織の状態に合わせて運用をサポートします。設計した人事評価制度は、給与・賞与の設定、昇給や昇格、配属等の基準として利用されます。

組織の人材戦略を担う中心的役割であり、他部署と連携しながら経営戦略に沿った仕組みを構築します。

あしたのチームの提供する人材評価制度構築・運用コンサルティングサービス「あしたのチーム®」なら、あらゆる業種の人事評価制度構築に対応しており、部署間の連携を促しながら公正・適切な評価制度の構築をサポートします。

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4. 労務管理

労務管理は社員が健全かつ安全に就業できる環境づくりに努める役割です。時間外労働する際の36協定の締結や、社会保険の手続き、就業規則の周知等が含まれます。

長時間労働是正のために残業削減に取り組んだり、ワークライフバランスの実現のために時短勤務やフレックス制など柔軟な勤務形態を提案したり、快適な職場環境を守るのが労務管理の役割です。

5. 給与計算

毎月の社員の給与計算、振込業務、年末調整、源泉徴収票の発行などを行います。社員の労働時間数や時間帯などに合わせ割増賃金率を正しく計算するなど、労務管理とも連携して動きます。

人事部がどこまでの役割を担当するかは、企業によって異なります。労務管理、給与計算を経理部門や総務部門が担当する企業も珍しくありません。

こうした人事、総務、経理といった部署は会社の売上に直接的には貢献しないため、間接部門と呼ばれます。役割が重なる部分も多く、健全な組織運営のために連携して働きます。

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人事部の必要性

情報通信技術が発達し、就業環境変化のスピードが速い今、人材の確保と育成に優れ、社員が満足して働ける就業環境を整える人事部の必要性は増しています。

これからの人事部に求められるのは、第一に多様な働き方に対応できる人材の採用と人材育成です。

新卒一括採用の方式が徐々に崩れつつある中で、会社説明会、対面面接といった従来のスタイルから、オンラインを利用した面談をする企業も増えています。人事部は、時代に沿った採用手法を試していかなければいけません。

さらに少子高齢化が進む今、採用に注力するべきは正規雇用の社員だけではありません。派遣社員、パートやアルバイト、業務委託などあらゆる働き方を検討し、組織に合った方法を選ぶ必要があります。

このような多様な働き方を提供することで社員の離職率を減らし、キャリアプランを描けるような充実した人材育成制度を整える必要があります。

また、2019年から施行されている働き方改革関連法の動きも人事部にとっては見逃せません。

長時間労働の是正のため時間外労働の上限を順守することや、正規雇用社員と非正規雇用社員の待遇格差を禁止する同一労働同一賃金の制度など、時代に対応した就業環境を用意していかなくてはなりません。

人事部には従来の採用や教育研修、人事評価という役割をさらにアップデートすることが求められています。

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人事部の仕事内容

このように採用から給与計算まで幅広いバックオフィスを担当する人事部では、具体的には主に以下の仕事内容を行います。

採用関連業務	採用計画の企画、実施。 新卒・中途・アルバイトまで従業員の採用を一手に引き受けます。
人材教育・育成業務	新入社員研修や実務にかかわる研修、キャリアアップのための 育成プラン等を企画し実行します。 外部の研修会社と協力することもあります。
入社・退社手続き業務	社会保険手続きや、雇用契約書の締結を行います。
給与計算の管理業務	毎月の給与を計算し支払いの手続きを行います。 年末調整、源泉徴収票の発行も給与管理の仕事です。
受付・代表窓口対応業務	来客の対応、お茶出し、会議室の手配等を行います。 代表電話やメールを各部署に取り次ぐ役割を果たします。
人事制度の構築・運用業務	組織の人材戦略に沿った人事制度を構築し、 定期面談や配属、給与・賞与へ反映できるよう運用します。 公平な評価制度構築のため、 外部会社と連携して進めるケースもあります。 また、個別の社員の評価を活用するために、 人材評価システムを導入する例もあります。

人事部の一般的な年間スケジュール

人事部の年間スケジュールと、どのようなものなのでしょうか。一般的に、
人事部の繁忙期は3～4月と10月です。春の3〜4月は、新入社員関連の業務や事務手続き、労使交渉関係の業務により忙しくなりがちです。

新入社員の受け入れ、新入社員研修のとりまとめ、関係者各所への調整、研修場所への同行などの業務が発生します。新入社員が配属先でなじめるかなど精神的なフォローも必要となるでしょう。また、10月は内定式や定期異動などが発生して、業務量が増える傾向があります。

人事部と総務部や労務部との仕事内容の違い

企業によって、上記の人事部の仕事を総務部や労務部が行うこともあります。

「人事総務部」の形で部署を統合し、仕事の担当者を決めて割り振る方法も可能です。

人事部と似通った役割を担う総務部や労務部ですが、一般的には以下の業務範囲に責任を負います。

• 総務部
  受付・来客対応、備品の管理、株主総会の企画運営、法務関連の書類確認等。表には出ない企業活動を支えています。
  
• 労務部
  就業規則の確認・改訂・周知、勤怠管理、給与計算、社会の保険の手続き、健康診断や職場の安全衛生にかかわる手配等。社員が健康で安全に就業できるよう職場環境を整えます。

人事部長の3つの役割

では人事部の責任者である「人事部長」は、どのような役割を担うのでしょうか。基本的な役割は、以下の3点です。

• 採用活動や研修内容の決定
• 人事面からの経営戦略のサポート
• 挨拶・謝罪など対外的な業務の遂行

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1. 採用活動や研修内容の決定

人事部の担当する主な業務である「採用」や「研修」についての意思決定は、人事部長の仕事の重要な部分です。
どんな採用手法を使うのか、研修にどんなプログラムを盛り込むのかなど、担当者が作成した計画に目を通し、最終決定をします。必要なら修正すべき点を指摘し、効果的な採用手法の選択や、研修内容の作成ができるよう助言・サポートをします。
主に「現場視点」で業務する人事課長とは異なり、会社全体の戦略や方針を踏まえた「経営者の視点」で、人事部の業務を管理していく役割です。

2. 人事面からの経営戦略のサポート

人事部長には人事部のメンバーを管理・サポートするだけでなく、経営者をサポートする役割もあります。
場合によっては経営戦略の立案会議などに加わり、人事面での意見を述べる場合もあります。人事部の責任者は「CHRO」と呼ばれることもあり、経営面にも積極的に関与することもある重要なポジションです。詳しくは当ページの「人事部長とCHROの違い」をご参照ください。

3. 挨拶・謝罪など対外的な業務の遂行

人事部長は、人事部の代表者として対外的な業務を行うこともあります。
人事業務で何らかのトラブルが発生した際には、責任者として解決のための対応を担当します。他の部署との橋渡しや、人事関連の取引先への挨拶なども人事部長の役割です。

人事部長とCHROの違い

人事部長と似たポジションとして「CHRO」があります。CHROは「Chief Human Resource Officer」の略称で、「最高人事責任者」を意味する役職です。CHROは単に人事部の責任者であるだけでなく「経営陣の一員」でもある点が、人事部長との違いです。

CHROは、経営に関わりつつ人事業務を統括します。CHROは経営戦略の策定にも積極的に関与していくポジションです。

人事部長に必要な3つのスキル

人事部長を担当する人には、どのようなスキルが求められるのでしょうか。主に以下の3つが挙げられます。

• 人事業務の専門的知識
• 問題解決能力
• マネジメント能力

それぞれ詳しく見ていきましょう。

1. 人事業務の専門的知識

人事業務の現場で活躍できる専門的な知識は、人事部長に不可欠です。人事部長自身が人事担当としての優秀なスキルを持っていれば、部下を適切に指導・管理することはできるでしょう。

採用手法や人材教育の方法など実務面の現場の事情を知っているだけでなく、労働基準法の基礎知識など、人事に関係する法律なども把握しておく必要があります。

2. 問題解決能力

人事で発生する問題・課題を分析し、その解決策を立案・実行していくスキルも必要です。

人事部長は、責任者として人事部内で発生するさまざまなトラブルの解決に向けた意思決定をする存在です。経営者視点で、経営課題の解決に向けた解決策を提示するスキルも求められます。

3. マネジメント能力

マネジメント能力も、人事部長に不可欠なスキルです。
マネジメントスキルには、「目標設定」「コーチング」「進捗管理」などさまざまな要素が含まれますが、いずれも人事部長に不可欠な資質です。

人事部長は、単に自分自身が優秀なだけでは不十分です。人事部をマネジメントする立場として、部署全体のパフォーマンスを高めていく能力が求められます。

人事部社員に必要な4つのスキル

人事に求められる基本スキルをいくつか紹介します。

• 事務能力と正確性
• コミュニケーション能力
• 情報収集能力
• 経営的な戦略思考

どのようなスキルが必要かを知って、人事部で評価される社員を目指しましょう。

1. 事務能力と正確性

バックオフィス業務を請け負う人事部では、多くの事務作業が発生します。

給与計算や雇用関係の手続きなどのミスは許されません。そのため、手続きに沿って間違いのないよう業務を進める正確さが求められます。

さらに、ExcelやWordといった基本のパソコンスキルは事務仕事には必須です。人事評価や労務管理に便利なクラウドシステムの活用に、抵抗感を抱かない程度のITリテラシーがあるとさらに望ましいでしょう。

2. コミュニケーション能力

ヒトと関わる人事部の社員にとって、コミュニケーション能力は不可欠です。

とりわけ、初対面の人に企業の魅力を伝え相互理解を深める採用業務では、コミュニケーション能力に長けた人事がいる企業ほど、求職者の心をつかみやすくなります。

採用・研修・人材評価の業務で他部署の社員と関わる機会も多いため、自らの仕事の目的を伝え理解し、人を動かすという意識を持っていなければいけません。

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3. 情報収集能力

労務管理や給与計算に関連する法律は随時更新されます。新しい規則を社内ルールに反映させるのも、人事部の大切な役割です。

そのため、関連する法律等の情報を集め、理解し、正しく選別する力が必要です。ルーティーンの業務をこなすだけではなく、自ら新しい知識を学ぶ積極的な姿勢が求められます。

4. 経営的な戦略思考

組織の裏方を担う人事部ですが、企業の経営を支え人材を育てる重要な部門です。人事部の社員としてキャリアのステップアップを目指す場合、企業経営を理解し会社の方向性を人事戦略に反映できるだけの戦略的思考が必要になります。

人事部長の立場に、他部署の部長やマネージャーが抜擢されるケースが多いのは、企業の事業活動への理解が深いほうが、組織をより成長する方向に導けるからです。

人事部に向いている・配属される人の3つの特徴

人事部の業務はさまざまあり、組織の人材マネジメントの中核を担う重要な役割です。そのため、人事部に配属される、あるいは人事部に向いている人には、以下3つの共通した特徴があります。

1. コミュニケーション能力が高い
2. 戦略性がある
3. 情報処理・管理能力が高い

どのような点で人事部に向いているのか解説していきます。

1. コミュニケーション能力が高い

人事部は、社内のさまざまな部署や社員と密接に関わる部署です。採用活動では以下のような場面で円滑なコミュニケーションが求められます。

• 候補者との面接や折衝
• 社員の評価や育成
• 労務管理

例えば、社員の悩みや不安に対しては、共感を持って耳を傾け、適切なアドバイスやサポートをする必要があるでしょう。

会社の方針や評価結果などを伝える際に、相手の感情に配慮しながらも論理的に説明し、納得感を得てもらう高度なコミュニケーション能力が求められます。

2. 戦略性がある

人事部は、単に社内の人材関連の事務作業を行うだけではありません。

会社の経営戦略に沿った人材戦略を立て、実行していくことも重要な役割です。そのため、人事部には、会社の目指す方向性を理解し、中長期的な視点に立って、必要な人材を獲得・育成するための計画を立て、実行できる能力が必要です。

例えば、会社のビジョン達成のために、今後、海外進出を視野に入れている場合、グローバルに活躍できる人材の採用や育成計画を立案する必要があるでしょう。

また、市場の変化や競合の動向を分析し、将来必要となるスキルを予測し、先手を打って人材育成プログラムを開発・導入していく、といった戦略的な思考と行動力が求められます。

3. 情報処理・管理能力が高い

人事部は、社員の採用情報、個人情報、評価情報、給与情報など、機密性の高い情報を扱う部署です。そのため、情報を正確に収集・整理し、セキュリティに配慮しながら適切に管理する 能力が求められます。

Excelなどの表計算ソフトや、人事管理システムなどを使いこなし、効率的に情報を管理するスキルも必要です。 

近年では、テレワークの導入にともない、従業員情報もクラウド上で管理するケースが増えており、セキュリティ対策を含めた情報管理の重要性はますます高まっています。

上記3つの特徴に加えて、人事部は、常に新しい知識や情報を学び、変化に対応していく柔軟性も求められる部署です。

人事部の仕事は、決して楽な仕事ではありませんが、社員の成長をサポートし、組織全体の目標達成に貢献できるやりがいのある仕事です。

人事部長におすすめの研修

人事部長としてのスキルを高めるために有効な研修は、例えば以下の3つが挙げられます。

• 上級管理職研修
• ヒューマンスキル研修
• 人事向けの研修

それぞれがどのような研修かご紹介します。

上級管理職研修

人事部長の業務の基本を身につけるには「上級管理職研修」がおすすめです。
上級管理職研修では、部門の責任者にはどのような資質や行動が求められるのか、部門の種類に関係なく共通する基礎を学ぶことができます。

ヒューマンスキル研修

ヒューマンスキル研修からも、人事部長にとって役立つ情報を得られます。
人事部長として活躍するには、人事部のメンバーから信頼される存在として、「ヒアリング力」や「コーチング力」など、さまざまなヒューマンスキルが必要です。

他の部署との間に立つための「交渉力」や、会議を円滑に進める「ファシリテーション力」など、人事部長に必要なさまざまなスキルをヒューマンスキル研修を通して身につけられます。

人事向けの研修

人事向けの研修も、人事部長のスキルアップに役立ちます。
例えば最新の採用手法について学べる研修を人事の担当者向けに開催し、そこで人事部長も他のメンバーと一緒に学ぶことができます。

人事部の現場で長い経験を積んできた人事部長でも、最新情報を学ぶ際は他のメンバーと同じように一から学ぶことになるケースも少なくありません。他のメンバーと一緒に学ぶことで、連帯感を強めることにもなるでしょう。

人事部長への研修における3つのポイント

人事部長向けの研修を実施する際、どのような点が大切なのでしょうか。

具体的には以下のとおりです。

• ロールプレイングで他部署の部長を参考にする
• 人事課長の延長という認識があれば改める
• 制度運用のノウハウなどをレクチャーする

研修を成功させるために重要な3つのポイントを解説します。

1. ロールプレイングで他部署の部長を参考にする

「他部署の部長」と合同の研修なら、他の部長から学ぶ機会にできます。
特に「部長」というポジションに初めて就いた人は、部長がどのように他のメンバーとコミュニケーションを取ればよいのか、わからない部分が多いでしょう。
経験を積んだ他部署の部長とのロールプレイングなどを通して、部長という立場がどのような存在なのかをわかりやすく学ぶことができます。

2. 人事課長の延長という認識があれば改める

人事課長から人事部長に昇進した場合、「課長の延長」という意識が残らないよう、研修を通じて改めることが重要です。
人事課長と人事部長とでは役割が大きく異なります。人事部長になると、課長のときにはあまり必要ではなかった「経営者」としての視点や、「他の部署との連携」なども考えなければなりません。
人事部長の研修は、「人事課長との違い」を分かりやすく学べるような内容にしましょう。

3. 制度運用のノウハウなどをレクチャーする

人事部長の研修では、制度運用などの具体的なノウハウのレクチャーも役立ちます。単なる精神論にとどまらず、すぐにでも使える実践的な研修としましょう。
人事評価の方法や、新人研修の進め方など、人事部の現状について分析し、改善点などを一緒に考える機会にすることも可能です。

大企業と中小企業の人事部の違い

大企業と中小企業とでは人事部で担当する仕事に違いがあります。大企業では業務が細分化される、人員を多く割いて専門的に取り組む傾向があります。例えば、労務、給与計算、採用、人事評価、制度構築、エンパワメントなどに分けて担当者が専属で取り組みます。

また、採用ひとつとっても面接管理やプロモーションといった各業務に担当者を分け、効率的に仕事が行われる場合もあります。そして、部署も仕事内容によって労務部、人事部、人事戦略部、総務部などと分けることも一般的です。

中小企業の場合は、大企業に比べると少ない人員数で人事業務のすべての領域をマルチにこなすことが多いです。企業の規模によっては人事部であっても、総務や経理まで兼任する場合もあるでしょう。

これからの人事部に求められる3つの役割

ここでは、これからの人事部に求められる3つの役割を紹介します。

1. 戦略人事への取り組み
2. 自社とマッチする人材の採用・確保
3. 環境変化に対応できる仕組みづくり

ビジネス環境が急激に変化する中、企業が持続的に成長するためには、人事部の役割もまた変化が求められています。

これからの人事部に必要な役割を本章で知りましょう。

1. 戦略人事への取り組み

これまでの人事部は、採用、評価、労務管理など、どちらかというと事務的な業務が中心でした。

しかし、これからの時代、人事部には、会社の経営戦略と連動した戦略人事への取り組みが求められます。

具体的には、会社の目指す方向性や目標を深く理解したうえで、それを実現するために必要な人材を定義し、採用・育成・配置などを戦略的に行うことが重要です。

社員一人ひとりの能力を最大限に引き出し、組織全体の能力を最大化することで、企業の成長を力強く後押しする、まさに経営者の「戦略的パートナー」としての役割を担うことになるでしょう。

2. 自社とマッチする人材の採用・確保

企業間の人材獲得競争が激化する中、自社に合った優秀な人材を採用・確保することは、企業の成長にとって重要です。

これからの人事部には、自社の価値観や文化、求める人材像を明確に定義し、それに合った人材を見極める戦略的な採用活動が求められます。

そのためには、自社の強みや魅力を積極的に発信し、優秀な人材を獲得するための「採用ブランディング」を行うことが重要です。

また、単に知識やスキルだけでなく、人物面も重視した採用基準を設定し、面接などを通じて丁寧に評価していく必要があります。

採用後も、社員のエンゲージメントを高め、定着率を上げるためのさまざまな施策を展開していくことが、優秀な人材を確保し続けるために重要です。

3. 環境変化に対応できる仕組みづくり

ビジネス環境の変化のスピードが速まる中、企業には環境変化に迅速に対応できる柔軟性が求められます。人事部には、そのような変化に対応できる組織や人材マネジメントの仕組みづくりが期待されています。

【変化に対応できる組織づくりの例】

• リモートワークやフレックスタイム制など、多様な働き方を可能にする制度設計
• プロジェクトベースの柔軟な組織編成
• スキルベースの人材配置

これらの制度設計や運用を通して、社員一人ひとりの自律的なキャリア開発を支援し、学習・成長の機会を提供していくことが重要です。

また、デジタル技術を活用した人事関連業務の効率化（HRテック）も積極的に進めていくべきでしょう。

そして、変化への対応力を高めるためには、社員一人ひとりの適応力や学習意欲を高めることも忘れてはなりません。

人事部は、そのようなマインドセットを醸成する組織文化づくりにも積極的に取り組む必要があるでしょう。

人事部についてのまとめ

人事部は、経営資源の「ヒト」を管理する企業のバックボーンとなる部署です。採用・育成から人事制度の構築、給与計算や労務管理まで幅広いバックオフィスの業務を担います。

そして今、従来の枠を越え、経営戦略と連動した「戦略人事」へと、その役割は進化を遂げようとしています。企業の成長を力強く後押しする、戦略的パートナーとして、人事部の重要性はますます高まっています。

本記事では、人事部の仕事内容や役割、求められるスキル、そしてこれからの展望を解説しました。人事部という仕事の魅力や可能性、そしてその責任の大きさを理解して、今後のキャリアプランに役立てていただければ幸いです。